Vos tâches:
* Gestion des demandes clients pour les transports traditionnels
* Savoir gérer les demandes clients reçues par mail ou par téléphone.
* S’assurer que les demandes des clients soient réalisables (législation, type de véhicule, etc.)
* Communiquer clairement les délais et les disponibilités du planning.
* Fixer le prix du transport via la direction et/ou responsable du planning/Transport.
* Envoyer/communiquer l’offre de prix et demander une confirmation écrite pour acception.
* Gestion des dossiers de transport
* Encodage des ordres de transport avec une extrême précision (nom des chauffeurs, plaques, références de chargement, références client, etc.)
* Renseigner les prix dans chaque ordre de transport sur base de la confirmation écrite de l’offre.
* Joindre la confirmation du transport dans l’ordre de transport.
* Clôturer l’ordre de transport une fois celui-ci réalisé en veillant que toutes les données utiles pour la facturation s’y trouvent bien (adresses de chargement et livraison ont bien été respectées, nombre de palettes transportées, reprises de vidanges, etc.)
Gestion des plannings
* Encoder dans l’agenda « papier » les transports avec les heures de chargement et déchargement ainsi que les noms des chauffeurs.
* Communiquer via le TMS le planning des chauffeurs (avant 16h00) et joindre tous les documents nécessaires à la bonne réalisation du transport.
* Prendre contact téléphoniquement avec le chauffeur dans les cas ou il est nécessaire d’apporter des précisions pour des transports spécifiques.
* Suivre les chauffeurs sur le programme de Géolocalisation et de leur prestation tout au long de la journée afin d’assurer la bonne tenue du planning établi.
* Apporter les corrections nécessaires lorsqu’un planning établi ne peut être réalisé afin s’assurer la réalisation des transports impactés.
* Communiquer tout changement au client, le prévenir si un transport ne peut être réaliser comme prévu et lui apporter une solution alternative.
Gestion administrative
* Assurer la préfacturation du client
* Assurer une bonne communication entre les différents dispatchers, le service facturation ainsi que la direction.
* Encoder les présences et absences des chauffeurs dans les applications respectives.
* Vérifier à intervalles réguliers les prestations de chaque chauffeur et les corriger dans l’application indiquée.
* Assurer une bonne communication des problèmes journaliers (Maladies, absences injustifiées, retards, accidents => Tableau des non conformités) auprès de la Direction, du Directeur des Ressources Humaines et des collègues dispatchers.
Gestion du back-up - suppléant
* Être capable d’assurer le remplacement d’un collègue du service planning lors d’une absence planifiée ou non.
* S’assurer d’obtenir et de maintenir le niveau de connaissance suffisant pour assurer le remplacement d’un collègue titulaire d’un planning différent.
Profil :
* Vous êtes dynamique, débrouillard, proactif et réactif, capable de gérer les priorités
* Français, le néerlandais est un atout
* Une expérience en transport est un atout
* Aisance avec l’outil et les différents programmes : vous êtes capable de rester toute la journée devant un écran et de jongler entre plusieurs programmes
Offre :
Temps plein, 5 jours/semaine
Horaire du lundi au vendredi : 8h-17h00 - 6h-15h00 - 9h00 -18h00
Garde à effectuer 1 semaine sur 5
Vous évoluerez au sein d'une société familiale
Contrat à durée indéterminée
Salaire : à discuter lors de l'entretien