Functieomschrijving
Ben jij een proactieve, stressbestendige professional met een talent voor multitasken en het bewaren van discretie? Wil jij de rechterhand zijn van onze gedelegeerd bestuurder en een cruciale rol spelen in een dynamische, internationale omgeving? Dan is dit jouw kans om te schitteren!
Jouw rol
Als Personal Assistant sta je in voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de gedelegeerd bestuurder. Je bent de drijvende kracht achter een vlekkeloze werking en streeft te allen tijde naar optimale klantentevredenheid.
- Je beheert de mailbox van de gedelegeerd bestuurder. Je maakt een onderscheid tussen belangrijke en onbelangrijke mails en beantwoordt ze.
- Je beheert de agenda en organiseert interne en externe vergaderingen. Je bewaakt de timings nauwgezet.
- Je boekt vliegtickets, hotels, huurwagens en doet reservaties van restaurants.
- Je bereidt vergaderingen voor. Zowel intern als voor de bedrijven waarin de gedelegeerd bestuurder een mandaat waarneemt.
- Je verwerkt de briefwisseling, controleert facturen en keurt ze goed.
- Je notuleert bij vergaderingen op een korte en gestructureerde wijze.
- Je volgt actieplannen en -punten op voor het management en de buitenlandse vestigingen, in nauw overleg met de gedelegeerd bestuurder. Je stuurt bij waar nodig.
- Je geeft ondersteuning bij events en speciale attenties voor het personeel.
- Je neemt deel aan allerlei projectgroepen.
- Je bereidt contracten voor en volgt ze op, vooral vastgoed- en overnamedossiers.
- Je bent het eerste aanspreekpunt wanneer de gedelegeerd bestuurder niet beschikbaar is.
- Je neemt deel aan vergaderingen het eigen vastgoed en voert de nodige acties uit.
- Je speelt een centrale rol bij de opvolging van contractuele documenten tussen legal, adviseurs, gedelegeerd bestuurder en alle andere betrokken partijen.
Vereisten
- Je beschikt bij voorkeur over een masterdiploma met enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie.
- Je bent flexibel, stressbestendig en denkt proactief en probleemoplossend.
- Je werkt ordelijk en nauwkeurig en kan de juiste prioriteiten stellen.
- Je beheerst het Nederlands, Frans en Engels uitstekend, en Duits is een troef.
- Je hebt een grondige kennis van het MS Office pakket en bent vertrouwd met het gebruik van social media.
- Je woont in de regio Waasland.
Aanbod
- Een aangename werkomgeving waarin jouw inbreng cruciaal is.
- De ruimte om impact te maken.
- Je bouwt mee aan een toekomstgericht logistiek bedrijf dat inzet op innovatie, duurzaamheid en samenwerking.
- Het bedrijf waardeert initiatief, bieden groeikansen en geloven in een no-nonsense aanpak: zeggen wat we doen, en doen wat we zeggen.