Functie :
Voor onze hoofdzetel te Neder-Over-Heembeek zoeken wij een Administratief bediende voor onze B2C activiteit inzake de verdeling van de krantenabonnementen, om de nodige administratie en support te bieden voor het B2C operations team.
Deze administratieve functie heeft een gevarieerd takenpakket en maakt de brug : tussen enerzijds het B2C team dat werkzaam is in de nacht voor de verdeling van de krantenabonnementen, met anderzijds de medewerkers op onze hoofdzetel die tijdens de kantooruren werken. Vandaar dat er gewerkt wordt in een werkregime van 5 dagen per week, van maandag tot vrijdag telkens van 6u-13u54 (of ook mogelijk van 7u-14u54).
Administratieve opvolging van de Track & Trace toestellen & hun accessoires
1. De transportfirma’s waarmee AMP samenwerkt die de krantenrondes uitreiken, die werken met een GSM toestel waarop de ‘Cubiview’ applicatie op staat om het verloop van de krantenroute te kunnen tracken & tracen. Deze functie staat in voor de opvolging van a tot z van deze toestellen, zoals onder meer:
2. Bijhouden welk GSM toestel waar zit in een overzicht. Ontvangstbevestigingen en contracten opstellen, opvolgen en administratief correct verwerken en archiveren.
3. Stock management : bestellen nieuwe voorraad, opvolgen reserve-voorraad etc
4. Basis-check op functionaliteit + overzicht houden over technische problemen en IT oplossingen.
5. De status van de toestellen opvolgen indien ze bij de IT dienst zijn voor herstelling.
6. Coördinatie met het nachtteam die de toestellen uitdeelt aan de chauffeurs van de onderaannemers, en met onze IT dagploeg die de toestellen moet nakijken en herstellen.
7. Opmaak van facturatie aan de onderaannemers van de verloren Track & Trace toestellen.
8. Data preparation voor upload in de Track & trace software & communicatie met Track & Trace leverancier. Dit houdt onder meer in: chauffeursprofielen creëren en bijhouden, controleren Geo-coördinaten, data opladen voor dryruns, …
9. Je neemt ook deel aan regelmatige meetings met Track & Trace software provider om technische issues op te volgen en aan te kaarten, dit in samenwerking met het IT departement.
10. Opvolgen van de resultaten en centrale rapportage in de applicatie “cubivue” die chauffeurs hanteren tijdens de krantenroutes.
Facturatie van operationele boetes & bijhouden van de nodige documentatie daarover
11. De transportfirma’s waarmee AMP samenwerkt die de krantenroutes voorsorteren en uitreiken dienen een aantal contractuele verplichtingen te voldoen. Deze functie staat er mee voor in om bepaalde zaken op te volgen en op een centraal niveau bij te houden en te verzamelen, zodat de facturatie van bepaalde zaken efficiënt kan verlopen, zoals voor onder meer:
12. De krantenroutes met kwaliteitsproblemen in kaart brengen en de kwaliteitsboetes die hieruit voortvloeien manueel creëren.
13. In bepaalde situaties dient soms ook een credit nota opgemaakt te worden.
14. De lijsten van ‘standby’ chauffeurs correct opvolgen zodat de collega’s van het Transport departement deze vervolgens correct kunnen factureren.
15. Als contactpersoon functioneren voor administratieve vragen van onze onderaannemers over de facturatie.
Algemene administratieve support en back-up binnen het B2C team :
16. De nodige informatie centraal verzamelen vanuit het B2C team voor een correcte facturatie aan de onderaannemers via self-billing. Het nodige hiervoor doorgeven en opvolgen in samenwerking met het Transport departement en het Finance departement. De vragen die hieromtrent binnenkomen centraal opvolgen op een gestructureerde wijze.
17. Je bent back-up van jouw collega Administratief bediende in het B2C team en visa versa.
18. Je ondersteunt bijvoorbeeld ook mee de dagelijkse centrale administratieve opvolging van klachten indien nodig. Je ondersteunt bijvoorbeeld ook mee de actiepunten naar aanleiding van de dagelijkse briefings met het B2C nachtteam.
19. Eventueel ook mee input van masterdata in SAP ingeven (bijvoorbeeld ingeval van nieuwe onderaannemer die ingesteld moet worden).
20. Dagelijkse rapporteringen, zodat deze voor het B2C team en het management ter beschikking zijn, bijvoorbeeld over de klachten, KPI’s, status van projecten, …
21. Administratieve ondersteuning, voorbereiding en verwerking van de ‘Business Review’ meetings die met onderaannemers worden gevoerd door de Operations Manager of Operations Directeur. Ondersteuning bieden bij de administratieve opvolging van de actiepunten, opmaken verslagen en status updates die voortvloeien uit de ‘Business Review’ meetings.
22. Document beheer en archivage van belangrijke documenten en rapporteringen op een gestructureerde wijze zodat de collega’s deze desgewenst kunnen raadplegen.
23. Ondersteuning bij bijvoorbeeld de opmaak van procedures, procesbeschrijvingen, handleidingen, trainingen, interne communicaties, vertaling van documenten, etc.
Profiel :
24. Je hebt bij voorkeur minimum 3tal jaar administratieve ervaring in een logistieke omgeving.
25. Je bent goed tweetalig Nederland / Frans, een goede kennis van het Engels is tevens een pluspunt.
26. Je werkt zeer nauwkeurig, gestructureerd en kan goed zelfstandig te werken.
27. Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, je kan goed werken met MS Excel, je bent daarenboven leergierig ingesteld om nieuwe systemen grondig te leren kennen. Kennis van SAP is een pluspunt.
28. Je beschikt over sterke communicatie skills, zowel mondeling als schriftelijk.
29. Je hebt een ‘can-do’ attitude, en een sterke proactieve en oplossingsgerichte werkhouding.
30. Je bent een administratieve duizendpoot met een passie voor logistiek en werkt graag in een werkomgeving met variatie waar geen enkele dag dezelfde is.
31. Je hebt affiniteit met IT systemen en bent leergierig om nieuwe systemen en software grondig te leren kennen.
Aanbod :
32. We bieden jou een voltijds contract van 37u per week van bepaalde duur, te beginnen met een periode van 6 maand, in een boeiende logistieke werkomgeving.
33. Uurrooster : 6:00u - 13:54 van maandag tot vrijdag (of ook mogelijk van 7u-14u54).
34. Er wordt uitzonderlijk ook soms eens op zaterdagochtend gewerkt (van 6u-10u), in voorkomend geval wordt dit tijdig voorafgaand aangekondigd en worden deze uren gerecupereerd op een andere dag.
35. Een salarispakket volgens het barema van PC200 volgens klasse C dat rekening houdt met jouw volledige vorige beroepservaring en extra legale voordelen (zoals maaltijdcheques van 8€/dag, hospitalisatieverzekering ten laste van de werkgever (met mogelijkheid om familieleden aan te sluiten), ecocheques 250€ per jaar, jaarlijkse sector-premie, tussenkomst privé-vervoer volgens PC200, 100% terugbetaling openbaar vervoer, 22 dagen verlof, niet-recurrente loonbons CAO90,, mogelijkheid tot telewerk met 50€ telewerkvergoeding,…).