Functieomschrijving Je functie
Samen met de directiesecretaresse werk je voor de secretaris-generaal en de adjunct-secretaris-generaal:
* Je beheert de agenda op een proactieve manier en zorgt voor de afspraken.
* Je maakt de uitgaande post klaar: via e-mail, brieven, nota's aan het directiecomité, aan de raad van bestuur en aan de algemene vergadering, je stelt de agenda's van de vergaderingen, de jaarlijkse documenten op.
* Je zorgt voor de inschrijvingen voor opleidingen.
* Je organiseert de vergaderingen en plaatst verschillende bestellingen (reservering van de vergaderzalen, de tolken, de lunches, ...).
* Je maakt de documenten voor diverse directievergaderingen klaar.
* Je stelt de notulen van de vergaderingen op.
* Je staat in voor het onthaal van de bezoekers van de directie.
* Je zorgt voor het klassement.
Je profiel
* Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring.
* Je beschikt over een diploma Office Management, (directie)secretariaat of je hebt gelijkaardige ervaring.
* Je bent perfect tweetalig (Nederlands/Frans), zowel schriftelijk als mondeling.
* Je kunt overweg met MS Office.
* Je hebt een teamgeest.
* Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en zin voor organisatie.
* Je gaat ordelijk, nauwkeurig en strikt te werk.
* Je bent een kei in multitasken.
* Je werkt autonoom, bent discreet, flexibel en klantgericht.
* Je bent stressbestendig en weet hoe je dringende zaken het best aanpakt.
Ons aanbod
* De opportuniteit om u – zowel op persoonlijk als op professioneel vlak – te ontplooien en te evolueren binnen een dynamische werkomgeving.
* Een contract van onbepaalde duur.
* Een aantrekkelijk loonpakket met een reeks extralegale voordelen (groepsverzekering, maaltijdcheques, een terugbetaling van de aanvullende ziekteverzekering en een terugbetaling van een hospitalisatieverzekering via een mutualiteit).
* Een regeling van 38 u/week.
* Flexibele werkuren (mogelijkheid tot opname van overuren).
* Terugbetaling kosten van openbaar vervoer tegen 100 %.
* Structureel thuiswerk tot drie dagen per week (forfaitaire thuiswerkvergoeding van 70€/maand).
* 34 vakantiedagen bij een voltijdse tewerkstelling.
* De mogelijkheid om opleidingen te volgen, zodat je je kan blijven ontwikkelen op professioneel en persoonlijk vlak.
* Een eindejaarspremie en een eindejaarstoelage.
* Het kantoor is zeer goed bereikbaar met het openbaar vervoer (dichtbij het Zuidstation en het Stefaniaplein – Metro Louiza) en gratis parkeergelegenheid achteraan het gebouw.
Profiel Aanbod