Functieomschrijving
De site van het UZ Gent zal de komende jaren ingrijpend veranderen door verschillende grootse bouwprojecten. We zijn volop bezig met de aanbesteding- en uitvoeringsfase van deze projecten. Binnen deze innovatieve, uitdagende en academische werkomgeving zoeken we een secretaris om het projectteam Nieuwbouw te versterken.
Als secretaris bied je administratieve en logistieke ondersteuning aan de medewerkers van team Nieuwbouw.
1. Je beheert de dienstmailbox: je verwerkt of stuurt door, volgt op en archiveert diverse mails.
2. Je beantwoordt telefonische interne en externe oproepen, verstrekt informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
3. Je zorgt voor het ontvangen, sorteren en verdelen van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post (signataires, aangetekende zendingen, pakketjes).
4. Je typt brieven en verzorgt lay-out en spelling.
5. Je verzorgt de lay-out en spelling van opgemaakte presentaties.
6. Je staat in voor de administratieve verwerking van alle vorderingsstaten, verrekeningen, bestellingen,… naar de aannemers toe. Je bewaakt hierbij mee de wettelijke termijnen en verwerkt alles in de softwarepakketten 3P en SAP.
7. Je staat in voor efficiënt agendabeheer. Dat bestaat onder andere uit het inplannen van vergaderingen voor het team en boeken van vergaderingen volgens de vergaderkalender van het studiebureau.
8. Je maakt verslagen van diverse vergaderingen. Dit kan gaan van interne teammeetings tot overleggen van teamleden met andere diensten van het ziekenhuis.
9. Je bent de interne contactpersoon voor inschrijvingen voor cursussen, administratie voor verplaatsing in dienstverband.
10. Je organiseert binnen- en buitenlandse verplaatsingen, opleidingen en teambuildings voor het team.
11. Je houdt de personeelsadministratie bij in SP-Expert (tijdsregistratie, werkplanning en verlof) voor quasi het voltallige team. Ook voorzie je de maandelijkse rapporten hiervan.
12. Je zorgt voor een efficiënt documentbeheer: (digitaal) klasseren en archiveren van diverse documenten op een snelle en gestructureerde manier.
13. Je zorgt voor de orde en bevoorrading in de 3 vergaderzalen op de dienst.
14. Je levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst en voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (bv. stockbeheer, bestellingen plaatsen via Sodexo, probleemmeldingen via Facilink, ICT meldingen opvolgen, …).
15. Je participeert in het verhuisteam en helpt hierbij met praktische regelingen.
16. Je blijft bij op het vlak van de vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.
17. Je ondersteunt het team bij de organisatie van events. Dit kan gaan over de viering van mijlpalen, buurtinfomomenten, events ter voorbereiding van de verhuis,….
18. Je bent back-up bij afwezigheid van de staf- en beleidsadviseur.
19. Je rapporteert aan je leidinggevende(n).
Gewenst profiel
20. Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs.
21. Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede basisvaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software zoals 3P en SAP.
22. Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
23. Je handelt volgens de kernwaarden van het UZ Gent: respectvol, integer en verantwoordelijk.
24. Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken.
25. Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen.
26. Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
27. Je bent flexibel. Je kan snel overschakelen van de ene taak naar de andere. Je bent bereid te werken volgens de dienstnoodwendigheden en het dienstrooster en bent bereid je in te zetten volgens de noden per projectfase.
28. Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.
29. Je hebt affiniteit/interesse in bouwprojecten en zorgorganisatie.
30. Je bent een teamspeler met zin voor initiatief.