La Faculté des Sciences – Service Décanat – Secrétariat Etudiant·es recrute :Un·e assistant·e administratif·vePour un contrat de remplacement à mi-tempsContexte :L'Université libre de Bruxelles est l'un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de étudiant·es. Ses principales missions sont l'enseignement, la recherche et le service à la communauté.La Faculté des Sciences est constituée de 9 départements très dynamiques et autonomes. Elle propose 8 bacheliers et 31 masters et masters de spécialisation à près de 4.500 étudiant·es. Elle encadre également les travaux de thèses de près de 700 doctorant·es. Elle est située sur plusieurs campus (Solbosch, Plaine, Gosselies, USquare, Charleroi Ville Haute). Les personnels de la Faculté sont considérables : 170 académiques à temps plein, une centaine d'académiques à temps partiel, plus de 130 membres du corps scientifique (chercheur·ses inclu·ses), environ 175 membres de personnels ATGS (administratifs, techniques, de gestion et spécialisés).Dans ce cadre, les tâches du décanat visent à accueillir et suivre ses étudiant·es, à leur proposer des programmes pertinents, les promouvoir, les organiser mais aussi à gérer les ressources mises à disposition de la Faculté pour assurer ses missions en termes d'enseignement, de recherche et de services à la communauté. Le Décanat veille à la bonne gestion de l'ensemble sous la direction de la Directrice de l'Administration facultaire.La Directrice de l'administration facultaire qui sera la supérieure hiérarchique de l'agent·e, assure la répartition des tâches au sein d'une équipe de 4 personnes pour le secrétariat Etudiant·es, et d'un peu plus de 17 personnes au total au sein du Décanat. Dans ce contexte, l'agent·e participera aux différentes missions du Secrétariat Etudiant·e s de l'Administration facultaire, dont :Missions essentielles :Accueil de première ligne pour les étudiant·es (en présentiel, téléphonique, par mail, via « MonULB », …)Gestion administrative des étudiant·es (suivi des inscriptions, des dossiers académiques et administratifs, envoi des relevés de notes, gestion des réorientations, des certificats médicaux, rédaction des attestations, …)Appui administratif et organisationnel aux enseignant·es et membres du corps scientifiqueArchivageL'agent·e pourra se voir proposer un aménagement de ses tâches et/ou de nouvelles tâches, en fonction de l'évolution des missions du Décanat.Profil :Être titulaire au maximum d'un bachelier reconnu par la FWB en sciences administratives, assistanat administratif, ou d'un CESS avec expérience utile à la fonctionAvoir une expérience dans une fonction similaire et/ou à l'ULB est un atout.Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :Requises :Gestion des priorités, des urgences et du stress indispensableConfidentialité et sens du serviceSens aigu et de la communication et des relations interpersonnelles, interculturellesEsprit analytique et de synthèse, intérêt pour l'interprétation et l'application de textes légauxParfaite maîtrise du français oral et écrit (minimum C1)Bonne connaissance de l'anglais oral et écrit (minimum B2)Rigueur, sens de l'organisation, de la planificationSavoir et aimer travailler en équipe comme en autonomieIntérêt pour/aisance avec les outils informatiques actuels (Suite Micorsoft365, bases de données, …)Flexibilité, disponibilité et assertivitéAtouts :Connaissance du fonctionnement de l'UniversitéConnaissance des applications dédiées aux étudiant·es de l'Université (MonUlb, TimeEdit, UV, Ecursus, …)Connaissance des procédures facultairesNous offrons :Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortesUn environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d'accès, au cœur de la capitale de l'EuropeDes avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)L'accès à une formation permanentePossibilité de télétravailler (1jours/semaine au bout de 3 mois- à aménager selon les impératifs du service)Des restaurants universitaires éthiques et durablesUn accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportivesPolitique d'égalité des chances :A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.Nous croyons en la richesse de toutes les différences.Décision administrativePostulerType contrat : Contrat de remplacementTemps de travail : Mi-tempsType d'emploi : Temps plein, CDIAvantages :Assurance hospitalisationChèques repasÉco-chèquesExpérience:Administration: 1 an (Optionnel)Langue:Néerlandais (Optionnel)Anglais (Optionnel)Lieu du poste : En présentiel