De l'entreprise
Horeca Brussels est la fédération professionnelle représentant le secteur de l'horeca dans la Région de Bruxelles-Capitale, incluant les restaurants, bars, cafés, hôtels, traiteurs et établissements de nuit. Depuis près de 50 ans, Horeca Bruxelles est un acteur majeur de la défense des entrepreneurs du secteur, en leur apportant soutien et accompagnement sur des thématiques clés telles que la réglementation, la fiscalité, la gestion de leur rentabilité...
Description du rôle
L'Assistant·e administratif·ve est un pilier du fonctionnement quotidien de Horeca Brussels. Il·elle assure un soutien administratif, organisationnel et logistique à l'équipe, centralise et coordonne les communications avec les membres et partenaires, contribue au suivi comptable de base et participe à l'organisation des réunions et événements. Par son rôle polyvalent, il·elle veille à la fluidité des processus internes et au bon déroulement des activités de la Fédération.
Votre rôle au quotidien
Gestion des communications
Gestion du courrier (réception, tri, envoi)
Accueil téléphonique et gestion des courriels (boîte email générale)
Première ligne pour la centrale téléphonique, les demandes des membres → vous centralisez/dispatchez les demandes et faites le lien avec les bon·nes expert·es internes ou externes
Orientation, mise en contact, suivi des demandes
Comptabilité (support)
Envoi des factures de vente et notes de crédit
Scan, classement et préparation des factures d'achat
Préparation des paiements et jetons de présence du CA
Suivi et échanges avec le bureau comptable
Organisation & planification
Planification des réunions, rendez-vous et déplacements
Gestion des agendas et plannings
Soutien à l'organisation d'événements
Traitement de l'information
Rédaction, mise en forme et encodage de documents
Classement, archivage et mise à jour des dossiers
Gestion et enrichissement des bases de données (CRM)
Suivi des conventions de partenariat et des renouvellements
Support opérationnel
Gestion des fournitures de bureau et des fournisseurs
Support logistique pour réunions, formations et événements
Envoi des appels à cotisation
Coordination logistique en cas de déménagement
Préparation de la veille parlementaire
Support logistique et accueil en journée ou en soirée pour sur les événements organisés par Horeca Brussels (Be Cheffe, Apéro Clubs, rencontres locales…)
Profil recherché
Excellente orthographe et bonnes capacités rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office)
Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités
Aisance au téléphone et à l'écrit avec des publics variés
Bonne connaissance du néerlandais (requis)
Polyvalence, adaptabilité et réactivité
Rigueur, discrétion et fiabilité
Sens du service, esprit d'équipe et collaboration
Approche proactive, curieuse et orientée solutions
Intérêt ou expérience dans le secteur Horeca (atout)
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à l'attention de Kamila Ostrowska, Directrice générale Horeca Brussels :
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