Site principal : ((SitePrincipal))
Contrat à temps partiel (60%) pour une durée déterminée (1 an)
Entrée en fonction : dès que possible à partir du 02/09/2025
Le·la collabarateur·trice doit disposer d’un passeport APE.
Contexte / Mission
L’ASBL Musée Art Présent Passé engage un·e collaborateur·trice administratif·ve pour l’équipe de l’accueil des visiteurs du Musée L.
Le Musée L expose des collections universitaires artistiques et scientifiques (anthropologiques, archéologiques, ethnographiques...) de l’UCLouvain. Il accueille des publics diversifiés (enfants, familles, étudiants, seniors, groupes scolaires, touristiques et associatifs, personnes en situation de handicaps, etc.).
Le Musée L est conçu pour être un lieu accueillant et convivial pour tous les publics, grâce à une programmation d’activités culturelles diversifiées. Il conserve un patrimoine précieux et il est donc responsable des conditions de conservation et de sécurité des œuvres. Plus d’infos : www.museel.be
Fonction
Sous la coordination de la responsable du Service aux publics et en bonne coordination avec ses collègues et une équipe de jobistes, l’agent.e d’accueil participe à :
L’organisation de l’accueil des publics :
accueillir les visiteurs, les orienter, les renseigner, les faire patienter ;
distribuer et présenter les supports d’aide à la visite (plans, médiaguides, carnet du visiteur, carnet d’exploration enfant,…) ;
assurer le confort et la sécurité des visiteurs ;
communiquer une image positive du musée, promouvoir les activités du musée ;
assurer le lien guides/groupes, collaboration proactive avec tout l’ensemble du Service aux publics ;
gérer la billetterie des entrées et les statistiques de fréquentation ;
assurer le standard téléphonique ;
assurer l’ordre et la bonne présentation de la zone accueil (comptoir, vestiaire, affichage, maison des amis et forum d’accueil, présentoir, etc.) ;
vérifier aussi l’ordre et la bonne présentation des espaces d’expositions dans le musée quand il y a deux personnes à l’accueil (rangement des zones de confort, rangement et réapprovisionnement booklets,…) ;
apporter un soutien pour l’organisation des événements en nocturnes et le week-end.
La gestion de la sécurité :
ouverture/fermeture du musée en collaboration avec le gardien – veiller à ce que les alarmes soient armées/désarmées ;
surveillance des comportements des visiteurs ;
gestion des premiers soins et appels au secours en cas d’accident ;
exécution de la procédure de secours et d’évacuation.
Le secrétariat administratif et logistique :
dactylographie de lettres et d’articles ;
gestion du courrier (envoi et distribution du courrier entrant) ;
gestion de la boite mail (répondre, transférer, classer, trier, supprimer les courriers indésirables) ;
aide pour le mailing et la mise sous plis de la promotion des activités du musée ;
gestion de l’agenda électronique commun au musée ;
gestion des ventes en ligne ;
gestion des stocks (livres, museum pass,…).
Qualifications et aptitudes requises
Graduat/Bachelier professionnel agent d’accueil, relations publiques ou sciences humaines ;
Disposer d’une expérience de fonction d’accueil dans une institution culturelle (min. 1 an) ;
Brevet de secouriste
Accueil souriant, chaleureux et sens du service ;
Gestion des priorités en cas de sollicitations multiples simultanées ;
Flexibilité, polyvalence et proactivité ;
Résistance au stress, sang-froid et anticipation ;
Discrétion et compréhension du devoir de réserve ;
Goût et aptitude au travail en équipe ;
Sens des responsabilités, vigilance et sens de l’observation ;
Utilisation d’un logiciel de billetterie ;
Gestion des moyens techniques liés à un espace d’accueil.
Connaissance des langues (néerlandais et anglais) : pratique usuelle permettant d’accueillir et d’informer le visiteur oralement ainsi que de répondre à des e-mails.