La Ville de Bruxelles recrute
des Secrétaires de Direction
pour les 18 établissements au sein de son Pouvoir Organisateur. En tant que collaborateur-trice immédiat du chef d'établissement, le/la Secrétaire de Direction occupe une fonction essentielle dans la gestion administrative et la coordination des ressources humaines. Vous serez responsable de l'organisation du travail administratif nécessaire au bon fonctionnement de l'établissement et de la gestion des personnels non chargés de cours.
Missions principales :
Organisation et supervision du secrétariat :
En fonction des directives de la direction, vous organisez le travail du secrétariat et veillez au bon fonctionnement de l'ensemble des services administratifs, notamment :
* Accueil et information des visiteurs.
* Gestion des dossiers des élèves et des registres de présences.
* Réponses aux demandes d'information par téléphone ou courriel.
* Gestion de l'agenda et des rendez-vous.
* Respect des horaires fixés et des délais prescrits.
* Établissement d'un rôle de surveillance en cas d'absence d'un enseignant.
Gestion des ressources humaines :
* Vous coordonnez le travail des personnels auxiliaires d'éducation (ACS, PTP, etc.) et en contrôlez l'exécution.
* Vous tenez à jour avec soin les dossiers administratifs du personnel enseignant, auxiliaire et administratif.
* Vous informez la direction des difficultés observées et proposez des actions correctives pour améliorer le fonctionnement du service en fonction des ressources humaines disponibles.
* Vous coordonnez et supervisez le travail des surveillants-éducateurs, particulièrement en ce qui concerne les dossiers élèves, et vous en extrayez les informations nécessaires pour les rapports administratifs.
Gestion et archivage des documents :
* Vous organisez et contrôlez le classement et l'archivage des documents administratifs selon les règlements en vigueur, garantissant ainsi une continuité de service en cas d'absence prolongée.
* Vous êtes responsable de la collecte et de l'archivage des documents à conserver, tels que les travaux des élèves et les questions d'examens, aux échéances prévues.
Rédaction et correspondance administrative :
* Vous préparez les documents administratifs nécessaires pour la direction et rédigez la correspondance liée au bon fonctionnement de l'établissement.
* Vous assurez le suivi des contacts et de la correspondance avec les partenaires extérieurs.
Gestion des périodes clés de l'année scolaire :
* Vous coordonnez et réorganisez le travail du secrétariat lors de périodes critiques telles que les inscriptions, les examens, et les délibérations.
Profil recherché
Diplômes éligibles :
* Diplômes en Ressources Humaines, droit, ou secrétariat de direction sont particulièrement recherchés.
* D'autres titres ou diplômes spécifiques peuvent être analysés pour l'adéquation à la fonction.
Compétences humaines :
* Fermeté, tact et discrétion dans la gestion des équipes.
* Capacité à promouvoir l'esprit d'équipe et à apaiser les tensions.
* Méthodique, rigoureux et capable de prendre des initiatives tout en respectant la hiérarchie.
* Intégrité et sens du service public.
Compétences techniques :
* Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, logiciels spécifiques).
* Connaissance des structures de l'enseignement et des textes réglementaires relatifs aux congés, absences et disponibilités.
* Excellentes compétences rédactionnelles et orthographiques.
* Capacité à tenir un échéancier et à gérer un volume important de documents.
Avantages :
* Salaire : (barème 35A de la FWB).
* Congés scolaires rémunérés.
* Prime de fin d'année et pécule de vacances.
* Carte Ville de Bruxelles donnant accès à divers avantages et primes.
* Exonération du ticket modérateur dans les hôpitaux du réseau IRIS.
* Frais de transport pris en charge.
Si vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et contribuer activement à la gestion administrative et RH de nos écoles, envoyez votre candidature dès maintenant
Adressez vos candidatures à
recrutement..education
avec votre CV, votre lettre de motivation et la copie de votre diplôme.