De Gemeente Elsene werft aan
EEN DIRECTIEASSISTENTE (M/V/X)
VOOR HET OPERATIONEEL DEPARTEMENT
Bachelor niveau Voltijds Vervangingscontract
Functieomschrijving Algemene context
De opdracht van het Operationeel Departement is het beheer van de gemeentelijke infrastructuur o om klanten en gemeentepersoneel, alsook gebruikers van de openbare ruimte in de beste omstandigheden van comfort en veiligheid te ontvangen. Hij zorgt er ook voor dat goederen en personen in dezelfde omstandigheden worden vervoerd. Om deze taken te vervullen, bestaat het uit de volgende diensten: Administratie, Gebouwenbeheer, Beheer van de openbare ruimte, Vervoer.
Als directieassistente werk je in nauwe samenwerking met de Directie van het Departement. Je levert een voortdurende bijstand en speelt een rol van facilitator in hun taken op het vlak van tijdbeheer, organisatie van de relaties met derden, anticipatie, voorbereiding en opvolging van dossiers en organisatie van dossiers en van het kantoor.
Jouw opdracht
* Je organiseert op strikte wijze en structureert proactief de rapportering van informatie die van rechtsreeks belang voor de diverse betrokken actoren kan zijn;
* Je maakt overzicht tabellen en volgt deze op;
* Je registreert, reproduceert, klasseert en archiveert documenten (manueel of met informatica), werkt de bestanden bij en stelt statistieken op;
* Je ontvangt en filtert telefoonoproepen, bezoekers en vragen;
* Je analyseert en verduidelijkt het voorwerp van de vraag;
* Je behandelt de vraag, geeft juiste en volledige informatie aan interne en externe gesprekpartners, legt hen uit de te volgen procedures, informeert over het verloop van de afhandeling van dossiers, eventueel wijst hen door naar de geschikte en bevoegde personen;
* Je behandelt en stelt op briefwisseling, notas en rapporten;
* Je voert opzoekingen uit;
* Je beheert de agenda van de mailbox van de verantwoordelijke, ziet voor en organiseert hun verplaatsingen;
* Je plant, organiseert, bereidt voor en volgt op de vergaderingen van de verantwoordelijke (beschikbaarheid van sprekers of gesprekspartners, reservatie van lokalen, voorbereiding van dossiers en communicatiemiddelen, enz.) en zorgt desgevraagd voor de opvolging en de opstelling van de notulen (wekelijkse vergadering).
Profiel Jouw profiel
1. Je bent houder van een Bachelor diploma erkend door NARIC Vlaanderen of de Franse Gemeenschap;
2. Je bent tweetalig Nederlands Frans ;
3. Je hebt minstens 2 jaar beroepservaring op administratief vlak ;
4. Je hebt affiniteit met het technische domein en bent in staat de technische informatie over de activiteiten van de verschillende techni