Functieomschrijving
Ons succes is te danken aan mensen en processen. Een managementassistent is de ondersteunende kracht achter beide, en we zijn momenteel op zoek naar iemand uitzonderlijk om het roer over te nemen. De ideale kandidaat heeft uitstekende communicatieve vaardigheden en een onberispelijke aandacht voor detail. De kandidaat moet ook ervaring hebben met werken in een kantooromgeving, het uitvoeren van administratieve taken en het bieden van ondersteuning aan het management. Het vermogen om meerdere taken tegelijk uit te voeren, complexe schema's te beheren en te voldoen aan veranderende deadlines is essentieel voor de functie. Verantwoordelijkheden van de Management Assistant zijn onder meer het voorbereiden van rapporten en het bijhouden van geschikte archiefsystemen. De ideale kandidaat moet uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden hebben en in staat zijn zijn werk te organiseren met behulp van tools zoals MS Excel en kantoormachines. Als je ook eerdere ervaring hebt als secretaris of uitvoerend administratief assistent en bekend bent binnen onze branche, ontmoeten we je graag. Uiteindelijk moet een succesvol persoon ervoor zorgen dat de efficiënte en soepele dagelijkse werking van de organisatie wordt gewaarborgd.
Een succesvolle managementassistent is een effectieve communicator, in staat om mensen op hun gemak te stellen wanneer ze één op één met collega's spreken. • Plannen, organiseren en plannen van bedrijfsvergaderingen/afspraken op kantoor, extern en via videoconferentie • Voorbereiden van vergaderagenda's en gedetailleerde vergaderingsnotulen maken. • Voorbereiden van de regelmatig geplande rapporten • Opstellen en bewerken van brieven, rapporten, presentaties en andere documenten. • Werkstroom handhaven door het analyseren en verfijnen van standaard bedrijfsprocedures, zoals planning, communicatie en kantoorindeling • Invoeren en bijwerken van informatie in databases en spreadsheets. • Opvolgen en coördineren van de tijdregistratie van internationale teams, gevestigd in België, Moldavië en Macedonië, en het uitvoeren van corrigerende maatregelen samen met de teamleiders. • Nieuwe medewerkers uitleggen hoe het werken met betrekking tot tijdregistratie werkt.
Profiel
• Bachelor diploma in Bedrijfskunde • Bewezen succesvolle ervaring als Administratief Uitvoerend medewerker • Kennis van kantoormanagementsystemen en procedures • Werkende kennis van kantoormachines • Sterke organisatorische vaardigheden met het vermogen om meerdere taken uit te voeren • In staat om gegevens te verwerken en te analyseren • Uitstekende vaardigheden in MS Office (met name MS Excel en MS PowerPoint) • Uitstekende vaardigheden in tijdsbeheer en het vermogen om werk te prioriteren • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden • Aanleg om nieuwe software en systemen te leren • Comfortabel met het omgaan met vertrouwelijke informatie • Een aanvullende kwalificatie als administratief assistent of secretaresse is een pluspunt
Organisatie- en afdelingomschrijvingOnze opdrachtgever is een van de grootste logistieke organisaties van Europa. Dit familiebedrijf zoekt voor haar interne IT organisatie naar verdere uitbreiding van het team.Aanbodwe bieden:
- een groeifunctie in een dynamische organisatie
- de kans om jezelf te ontwikkelen
- een goede verloning, marktconforme arbeidsvoorwaarden
- een internationaal team