Directie & Projectadministratie - Administratief Coördinator
Korte samenvatting:
Wij zoeken een administratief coördinator die de directie ondersteunt en verantwoordelijk is voor offerteadministratie, project opstart, planning en kwaliteitsregistraties. Je zorgt ervoor dat projecten administratief correct worden opgevolgd van offerte tot facturatie en vormt het administratieve aanspreekpunt voor klanten en interne teams.
--------------------------------------
Functieomschrijving
Als administratief coördinator ondersteun je de directie en de projectteams bij de administratieve en commerciële organisatie van de onderneming. Je zorgt ervoor dat offertes, projecten en interne processen correct en efficiënt worden opgevolgd.
Je vormt het administratieve knooppunt tussen directie, klanten en meetploegen.
1. Offerteadministratie en commerciële opvolging
* Verzamelen en structureren van projectgegevens voor offertes.
* Voorbereiden van offerteaanvragen voor de ingenieur.
* Opstellen en versturen van offertes volgens de interne procedures.
* Commerciële opvolging van verstuurde offertes.
* Contact onderhouden met klanten voor bijkomende informatie.
2. Projectadministratie
* Administratief opstarten van nieuwe projecten.
* Nakijken van contractdocumenten en opdrachtbevestigingen.
* Opvolgen van prestaties van meetploegen per project.
* Projectadministratie voorbereiden voor facturatie.
3. Planning en directieondersteuning
* Beheer van afspraken en planning in de planningssoftware.
* Voorbereiden van dossiers voor overleg en beslissingen met de directie.
* Structureren en opvolgen van interne taken en deadlines.
4. Kwaliteit en rapportage
* Bijhouden en samenvatten van kwaliteitsregistraties.
* Ondersteunen van het kwaliteitsmanagementsysteem (bv. ISO-9001).
* Rapporteren over voortgang en doelstellingen.
5. Administratie facturatie
* Opvragen en controleren van leveringsbonnen.
* Samenstellen van dossiers voor facturatie.
* Administratieve opvolging van projecten.
6. Klantentevredenheid
* Beheer van klantentevredenheidsregistraties.
* Registreren en opvolgen van feedback.
* Ondersteunen van verbeteracties.
Profiel van de kandidaat
Opleiding
* Bachelor of graduaat in:
* Office management
* Bedrijfsadministratie
* Management assistant
* Bedrijfsmanagement
* Of gelijkwaardig door ervaring
Competenties
De kandidaat beschikt over:
Organisatorische vaardigheden
* sterk gestructureerd
* overzicht kunnen bewaren over meerdere dossiers
Administratieve nauwkeurigheid
* zorgvuldig werken
* correcte documentatie
Commerciële ingesteldheid
* professioneel contact met klanten
* opvolgen van offertes
Communicatie
* helder en correct Nederlands
* professioneel telefoneren en mailen
Digitale vaardigheden
* vlot gebruik van Office-software
* ervaring met ERP, CRM of planningsoftware is een plus
Discretie
* vertrouwelijke omgang met bedrijfsinformatie
Gewenste ervaring
* 3–5 jaar ervaring in een administratieve functie.
* Ervaring in een technische omgeving (bouw, engineering, studiebureau) is een sterke plus.
* Ervaring met:
* offerteadministratie
* projectadministratie
* facturatievoorbereiding
* kwaliteitsregistraties
Persoonlijke eigenschappen
De ideale kandidaat is:
* gestructureerd en nauwkeurig
* zelfstandig maar ook teamgericht
* oplossingsgericht
* communicatief sterk
* betrouwbaar en loyaal
Typische werkcontext
* KMO met ±18 medewerkers
* nauwe samenwerking met directie en ingenieurs
* centrale administratieve rol binnen het bedrijf
Sollicitatie naar:
MSc. ing. Yvan Braem
Braem International Survey nv
Landmeetkundig studiebureau
Pastorijstraat 40
9100 Sint-Niklaas, België
kantoor@braem-groep.be
T 03 777.95.39
www.maatvoerder.be
VCA* en ISO9001:2015