Functiebeschrijving
Als Coördinator Uitleendienst en Backoffice maak je deel uit van AV Services binnen de afdeling Facility Services van de Directie Infrastructuur en Patrimonium. Je leidt de audiovisuele uitleendienst, beheert het digitale uitleenplatform en staat in voor de administratieve en financiële backofficeprocessen die de dienst ondersteunen.
Je combineert technische affiniteit met organisatorisch inzicht en klantgerichtheid. Zo zorg je ervoor dat studenten, onderzoekers en medewerkers op beide campussen tijdig en correct over het juiste materiaal beschikken, en dat de hele dienstverlening efficiënt, transparant en toekomstgericht verloopt.
Een greep uit je takenpakket:
1. Uitleenbeheer: je organiseert en coördineert de uitleen, transport, uitgifte, opvolging en terugname van audiovisueel materiaal.
2. Platformbeheer: je beheert en optimaliseert het uitleenplatform en de online rental shop, met oog voor gebruiksvriendelijkheid, automatisering en integratie met andere VUB-systemen.
3. Backofficeprocessen: je volgt bestellingen, facturatie, verzekeringen, inventaris en voorraadbeheer nauwkeurig op, zodat de werking transparant en traceerbaar blijft.
4. Materiaalcoördinatie: je stemt uitleenmateriaal, productietools en reservemateriaal af tussen de verschillende AV-teams en bewaakt uniformiteit, duurzaamheid en efficiëntie.
5. Capaciteitsbewaking: je schat de schaalbaarheid van de dienstverlening in en schakelt tijdig bij via collega’s, jobstudenten of externe leveranciers.
6. Gebruikerservaring: je bent aanspreekpunt en brug tussen techniek, administratie en gebruiker. Je versterkt de ervaring door heldere communicatie, toegankelijke procedures en advies bij materiaalkeuze.
7. Innovatie en optimalisatie: je zoekt actief naar procesverbeteringen en nieuwe technologieën die de uitleendienst toekomstgericht maken
3 - Profiel
Kennis en ervaring
8. Je beschikt over een bachelordiploma (idealiter in audiovisuele technieken, eventmanagement, facilitair management of een gelijkaardig domein), of bent gelijkwaardig door ervaring.
9. Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
10. Je hebt affiniteit met audiovisuele apparatuur en/of digitaal platformbeheer en wil je expertise daarin verder ontwikkelen.
11. Je bent vertrouwd met administratieve tools en MS Office; ervaring met projectmanagement- of ticketingsoftware is een plus.
12. Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
Vaardigheden en competenties
13. Je brengt structuur en overzicht in uitleen-, onderhouds- en backofficeprocessen.
14. Je combineert technisch inzicht met administratieve nauwkeurigheid.
15. Je bent klantgericht en communicatief, en schakelt moeiteloos tussen docenten, onderzoekers, studenten, collega’s en leveranciers.
16. Je denkt in oplossingen en ziet kansen voor procesverbetering, met oog voor efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en duurzaamheid.
17. Je blijft rustig onder druk, stelt prioriteiten en werkt zorgvuldig en correct volgens veiligheidsvoorschriften.
18. Je bent zelfstandig, maar werkt even graag samen en fungeert als bruggenbouwer tussen verschillende diensten.
VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.
4 - Aanbod
Word jij onze nieuwe collega?
Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 6 of graad 7.
Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.
Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:
19. Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken
20. Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
21. Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
22. Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
23. Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
24. Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
25. De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
26. En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.