Contexte
:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38. étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
L’agent travaillera et remplira sa fonction d’assistant administratif du comité CGSP PATGS, sous la responsabilité organisationnelle du Président et du Vice-Président. Il sera à noter une dissociation claire entre sa fonction d’assistant administratif et son éventuelle fonction syndicale.
La structure générale du secrétariat étant en place, l’agent pourra prendre sa fonction en apprivoisant les procédures et en les adaptant au besoin.
Présence sur site requise le mardi, le jeudi et ½ jours au choix.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
1. Gestion administrative de la section syndicale (préparation d’ordres du jour, rédaction de comptes rendus, …), gestion des contacts avec la Centrale et relai des diverses informations transmises par celle-ci, gestion des fichiers membres et affiliations.
2. Gestion de la correspondance avec les différentes autorités dans le cadre des réunions d’instances, gestion de la communication de la section syndicale (numérique, presse, …), point de contact tant interne qu’externe (relai / dispatching des informations), orientation des personnes en fonction de leur demande, relève du courrier hebdomadaire.
3. Mise à jour du site Internet et gestion des outils informatiques de communication, gestion de votes électroniques en interne, organisation des réunions en ligne et des événements, gestion des plannings et calendriers (local et suivi de celui des instances).
4. Recherche et vulgarisation de textes officiels, gestion de la documentation de base à destination des délégués, soutien aux délégués (recherche de documents, recherche de législations en vigueur, demandes diverses, …).
5. Gestion de la comptabilité de base et des commandes, définition des besoins en approvisionnement et suivi de l’état des stocks, logistique.
Profil :
6. Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif reconnu par la FWB ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
7. Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
8. Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
9. Excellente maîtrise du français et de l’orthographe.
10. Connaissance des procédures administratives habituelles des secrétariats.
11. Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (formations internes possibles).
12. Impartialité, rigueur et proactivité dans le travail.
13. Aisance à travailler de manière autonome et parfois isolée.
14. Qualités relationnelles et collaboration avec les équipes.
15. Discrétion, écoute, calme.
16. Capacité de prise de recul face aux situations complexes.
17. Sensibilisation à la déontologie et la confidentialité.
18. Bonnes capacités d’organisation personnelle (bonne gestion du temps et des priorités).
Atouts :
19. Connaissance de l’anglais. (niv B2)
20. Connaissance en gestion de site web et outils de communication numériques (formations internes possibles).
21. Connaissance du programme SAP (formation au logiciel possible en interne) et gestion financière de base.
Nous offrons :
22. Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
23. Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
24. Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
25. L’accès à une formation permanente.
26. Possibilité de télétravailler (1 jour/semaine au bout de 12 mois sur évaluation - à aménager selon les impératifs du service).
27. Des restaurants universitaires éthiques et durables.
28. Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe,, en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative