L'UCLouvain recherche un·e Assistant·e administratif·ve (F/H/X)
Référence du poste : SF 38220
Publication interne et externe jusqu'au 11/02/2026
Pour le Parc scientifique de Louvain-la-Neuve
Site principal : Louvain-la-Neuve
Contrat à temps partiel (50%), pour une durée déterminée (jusqu'au 31/12/2026)
Entrée en fonction : dès que possible
Contexte / Mission
L'équipe du Louvain-la-Neuve Science Park recherche un·e Assistant·e Administratif·ve polyvalent·e, rigoureux·se et motivé·e, pour soutenir la gestion quotidienne de son parc d'entreprises scientifiques. Vous interviendrez en appui direct à l'équipe (Gestion et Communication), et participerez activement à la fluidité administrative et organisationnelle du site.
Fonction
De concertation avec le directeur du Parc et la gestionnaire du Parc :
* Vous gérez et traitez les dossiers candidature des sociétés
* Vous rédigez des documents administratifs (courriers, notes, formulaires, compte-rendu, PV de réunions…)
* Vous encodez des données dans plusieurs bases de données ainsi que dans le CRM Uclouvain, et êtes familier·ère à l'utilisation d'un CMS de site web
* Vous gérez le courrier entrant et sortant de la boite email du Parc scientifique
* Vous gérez les relations avec les usagers·ères internes et/ou externes et répondez aux demandes
* Vous organisez et gérez le classement de dossiers (de manière physique et/ou informatique) liés aux projets en cours
* Vous collaborez à la bonne organisation du service
* Vous participez à l'organisation d'événements internes et externes
* Vous êtes force de proposition à l'amélioration des procédures internes
* Vous êtes un appui ponctuel à la veille et analyse de données
Votre poste implique :
* Une connaissance du monde de l'entreprise
* Une connaissance des environnements liés au domaine scientifique et technologique
* Un travail quotidien sur un écran d'ordinateur
Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
* Titulaire d'un diplôme de bachelier ou expérience équivalente
* Expériences préalables dans une fonction similaire : 2-3 ans minimum souhaité
* Esprit analytique et de synthèse
* Rigueur – Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision
* Aisance rédactionnelle en français et anglais
* Maîtrise des outils bureautiques (suite Office)
* Gestion de suivi – assurer le suivi des activités et/ou des projets dont on a la charge en fonction des résultats attendus
* Capacité à communiquer avec autrui en s'assurant de la compréhension de l'information reçue et transmise
* Capacité à coopérer et à collaborer avec des acteurs·trices internes et/ou externes en favorisant les échanges et en étant attentif·ve aux objectifs communs
* Adaptabilité – Ajuster sa méthode de travail à l'évolution des circonstances et des exigences de la situation
* Bon relationnel, capacité à interagir avec des publics variés
* Gestion du stress – Demeurer efficace en situation de stress en conservant sa capacité à prendre des décisions réfléchies et en maîtrisant ses émotions
* Créativité – Adapter les méthodes et les approches actuelles de façon novatrice ou en concevoir de nouvelles
* Planification du travail
Atouts appréciés
* Connaissance du milieu start-up, incubateurs ou recherche
* Compétences de base en gestion de données / tableaux / reportings
* Notions professionnelles de l'anglais
* Intérêt pour l'innovation et les sciences et technologies
* Intérêt pour le développement immobilier
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
L'UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l'égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l'égalité des chances.
Si, en raison d'un handicap, d'un trouble ou d'une maladie, vous souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l'adresse jobs- Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.
Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien :
Politique du personnel | UCLouvain
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