Functieomschrijving
Jouw Rol
Als onze Administratief Assistent speel je een sleutelrol in het vlot laten verlopen van de dagelijkse werking. Je ondersteunt program-, project- en productmanagers, terwijl je processen stroomlijnt en documentatie foutloos bijhoudt. Je verantwoordelijkheden omvatten onder meer:
· Teamondersteuning: Ondersteunen van het Head of Program Management en het PMO-team met diverse administratieve taken; fungeren als eerste contactpunt voor alle administratieve processen.
· Document- & Rapportvoorbereiding: Opstellen, nalezen en finaliseren van documenten (ook vertrouwelijke); informatie verzamelen voor rapporten, briefings en klantpresentaties; ondersteuning bieden bij budget- en prestatieverslaggeving door gegevens te organiseren en samen te voegen.
· Informatie- & Dossierbeheer: Onderhouden en verbeteren van elektronische archiveringssystemen; dossiers actueel en toegankelijk houden; beheer van de PMO-SharePointsite.
· Vergader- & Eventbeheer: Vergaderingen organiseren, agenda’s opstellen, gedetailleerde notities nemen en afspraken coördineren met teamleden.
· Project- & Procesondersteuning: Assisteren bij het plannen, opvolgen en rapporteren van projectbudgetten; helpen bij het verfijnen van kantoorprocessen en -procedures om de efficiëntie te verhogen.
· Back-up Ondersteuning: Back-up bieden aan andere administratieve assistenten en de receptie wanneer nodig.
Vereisten
Jouw Profiel
· Bachelor in een relevant domein
· 2–5 jaar ervaring in een administratieve functie; ervaring met projectplanning is een pluspunt
· Uitstekend Nederlands, zeer goed Engels, goed Frans; Spaans is een troef
· Sterke kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
· Zeer georganiseerd, sterk in plannen en discreet in het omgaan met gevoelige informatie
· Proactieve, hands-on en oplossingsgerichte mindset
· Uitstekende communicatieve vaardigheden en een echte teamspeler
· Flexibele en klantgerichte aanpak
Aanbod
Wat Wij Bieden
· Een competitief salarispakket, inclusief:
o Groeps- en hospitalisatieverzekering
o Maaltijdcheques
o De mogelijkheid om deel te nemen aan ons cafetaria plan (bv. fietslease)
o Flexibele werkuren & 30 vakantiedagen
o Mogelijkheid tot occasioneel telewerk
· Uitgebreide leer- en ontwikkelingsmogelijkheden Een inspirerende en hightech werkomgeving
o Deel uitmaken van een gemotiveerd en enthousiast team
o Groeikansen en professionele ontwikkeling