Je functie in het kort
Ben jij iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, zaken goed organiseren en snel schakelen wanneer dat nodig is? Houd je van afwisseling en wil je écht iets bijdragen binnen een maatschappelijk relevante organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou
Jouw rol
Als administratief medewerker/onthaalmedewerker binnen de afdeling Justitiehuizen ben jij de onmisbare schakel in ons enthousiaste team. Je biedt administratieve en secretariaatsondersteuning, je zorgt voor een klantvriendelijk onthaal, neemt logistieke taken op en zorgt zo voor een vlotte en efficiënte werking van onze afdeling.
Je werkt zelfstandig, maar bent ook een echte teamspeler. Je plant, organiseert en bewaart overzicht, zelfs wanneer de prioriteiten van de dag onverwacht veranderen.
Wat ga je doen?
Je takenpakket is veelzijdig en uitdagend. Denk hierbij aan:
* Informatie verwerken & beheren: gegevens verzamelen, invoeren en actualiseren, adressenbestanden bijhouden, opzoekwerk,..
* Documentbeheer & archivering: organiseren van het (digitaal) klassement, archiefbeheer, documenten structureren.
* Ondersteunende werkzaamheden: vergaderingen voorbereiden, notuleren, bestellingen plaatsen, zendingen versturen,..
* Dossierondersteuning: administratieve opvolging, volledigheid checken, inschrijven in opvolgsystemen.
* Correspondentie & opmaak: brieven, rapporten, presentaties en andere documenten voorbereiden en opmaken.
* Post & e-mailbeheer: inkomende en uitgaande correspondentie verwerken.
* Onthaal & telefonie: bezoekers ontvangen, telefoons beantwoorden, informatie verstrekken.
* Agendabeheer: afspraken plannen, vergaderzalen en catering reserveren, wijzigingen opvolgen.
Sollicitatieproces
Solliciteren kan tot en met zondag 25 januari. In de week van 26 januari gebeurt de CV-screening. Nadien zal je uitgenodigd worden voor een gesprek. De selectiegesprekken gaan door in Brugge.
Wie ben jij?
Diplomavoorwaarden
Je hebt een diploma secundair onderwijs of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid of je bent reeds tewerkgesteld in niveau C bij de diensten van de Vlaamse overheid. De volledige lijst van toeganggevende diploma's vind je hier:
Kennis en vaardigheden
* Je hebt zeer goede redactionele vaardigheden.
* Je bent betrouwbaar, werkt nauwgezet en bent gedreven.
* Je bent administratief organisatorisch sterk.
* Je bent communicatief sterk.
* Je hebt kennis van de werking van de Vlaamse overheid.
* Je kan vlot overweg met de gebruikelijke IT-toepassingen.
Jouw voordelen
* Je komt terecht in een organisatie waar je een bijdrage kunt leveren aan de maatschappij. Samen anticiperen we op evoluties en behoeften die actueel zijn in de samenleving.
* Je krijgt een contract van bepaalde duur.
* Je standplaats is het Justitiehuis Veurne.
* De balans tussen werk en privé is voor ons belangrijk. Je hebt 35 dagen vakantie per jaar. De justitiehuizen werken met een minimumbezetting tussen kerstdag en Nieuwjaar, er kan van jou verwacht worden dat je werkt in die periode.
* Afhankelijk van je agenda en in overleg met je leidinggevende en collega's werk je op kantoor, thuis of op een andere locatie. Tijdens de eerste 6 maanden van je tewerkstelling, word je 80% van je werktijd op kantoor verwacht
* Je ontvangt de volgende voordelen: maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer voor je woon-werkverkeer, een breed aanbod van leasefietsen, hospitalisatieverzekering, een financiële tussenkomst voor kinderopvang tijdens alle schoolvakanties, ...
* Als werknemer van de Vlaamse overheid heb je via de PlusPas toegang tot heel wat interessante kortingen, leuke voordelen en speciale aanbiedingen (bv. Corporate Benefits).
* Je krijgt een salaris op basis van vastgelegde salarisschalen. Er zijn verschillende factoren die het salaris
bepalen. Neem een kijkje op de salarissimulator en gebruik de onderstaande info:
* niveau van de functie: C
* rang: C1
* graad: medewerker
* De selectieverantwoordelijke neemt contact met je op bij een jobaanbieding. Je salaris hangt af van je werkervaring en gezinssituatie. De lijnmanager beslist of werkervaring bij andere werkgevers of als zelfstandige gevaloriseerd kan worden als het gaat over relevante beroepservaring voor de uitoefening van de functie. Na de jobaanbieding geef je daarom alle nodige informatie door. Beroepservaring bij de diensten van de Vlaamse overheid wordt automatisch meegenomen.
* Je kunt verschillende bijscholingen, vormingen of opleidingen volgen binnen de Vlaamse overheid. Daarnaast ga je zelf aan de slag om je loopbaan in eigen handen te nemen. Hiervoor reiken we met veel plezier verschillende tools aan.
Sollicitatieprocedure :
In de week van 26 januari doen we een CV-screening. In die week zal je vernemen of je uitgenodigd wordt voor een selectiegesprek. De gesprekken gaan door in Brugge op 2 februari (datum onder voorbehoud).
Je werkplek
Agentschap Justitie en Handhaving
Adres
Ieperse Steenweg 87, 8630 Veurne
Hoe solliciteer je?
Is deze vacature jou op het lijf geschreven? Wacht niet langer en stel je vandaag nog kandidaat
Solliciteer nu opent in nieuw venster
Meer informatie
Nieuwsgierig geworden? Download het document hieronder voor meer informatie en kom alles te weten over de job, de organisatie en selectieprocedure.
* Bekijk het selectiereglement
Bekijk het selectiereglement Bekijk het selectiereglement
Vragen over deze vacature?
Contactpersoon
Evelien Demuynck
*
De Vlaamse overheid wil de diverse samenleving weerspiegelen en selecteert op basis van kwaliteiten en vaardigheden, los van geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Heb je bepaalde aanpassingen nodig? Weet dat de Vlaamse overheid redelijke aanpassingen voorziet in de selectieprocedures. Via onze tool redelijke aanpassingen vind je alvast een informatief overzicht van een aantal aanpassingen die we kunnen voorzien per selectiestap.