KU Leuven Research & Development is de afdeling binnen KU Leuven die een brug slaat tussen wetenschap en de bedrijfswereld. Door kennis en technologieën te laten doorstromen naar de samenleving, bevorderen we de impact van onderzoeksresultaten op het leven van mensen wereldwijd. We hebben meer dan 50 jaar ervaring op het vlak van onderzoekssamenwerking, het beheer van octrooien en licenties, de oprichting van spin-off bedrijven, kennisgedreven regionale ontwikkeling en projectondersteuning. We ondersteunen onderzoekers doorheen het volledige traject en helpen hen om het maatschappelijk en economisch potentieel van hun onderzoek maximaal te benutten.
KU Leuven Research & Development wil haar team Europese projecten binnen de financiële dienst versterken met een extra timesheet beheerder.
Timesheets zijn veel belangrijker dan vaak gedacht wordt Ze zijn een cruciaal element om voor honderden Europese projecten bij KU Leuven personeelskosten terug te vorderen van de Europese Commissie.
Functieomschrijving
* Je wordt de collega van de huidige timesheet beheerder en 10 EU dossierbeheerders met wie je nauw samenwerkt;
* Je zorgt ervoor dat onderzoekers hun timesheets tijdig, correct en volgens de specifieke vereisten van het project indienen, dat de timesheets geldig ondertekend en goedgekeurd worden én dat de dossierbeheerders ze tijdig ter beschikking hebben om de deadlines van de maandelijkse kostenclaims en bijhorende audits te behalen;
* Je verwerkt de informatie van nieuwe projecten en wijzigende projectbestaffing, je doet de initiële opzet voor tijdsregistratie in de timesheet tool en je contacteert en informeert de betrokken onderzoekers;
* Je communiceert met een uiteenlopende groep van onderzoekers in de verschillende fasen, van opstart van de tijdsregistratie tot en met ondertekening door de goedkeurder. Je benadert de tijdschrijvers op een vriendelijke, heldere en consistente wijze voor de toepassing van de (strenge) regels van EU rond timesheets;
* Je houdt een goed overzicht van tijdschrijvers en deadlines, contactpersonen en specifieke afspraken;
* Je wordt gaandeweg een gevorderde gebruiker van de timesheet tool en je kent processen en procedures. Je helpt onderzoekers wanneer nodig en je ondersteunt collega's van het eigen team of andere teams bij vragen.
Profiel
* Je hebt bij voorkeur een bachelor diploma of bent gelijkwaardig door ervaring;
* Je werkt zorgvuldig en vindt orde en kwaliteit belangrijk, je kan goed verbanden zien tussen verschillende bronnen van informatie;
* Je haalt voldoening uit het bereiken van deadlines, je bent gedreven en enthousiast en weet anderen te bewegen naar hetzelfde doel;
* Je bent vriendelijk en geduldig, maar evenzeer volhardend wanneer nodig;
* Je communiceert helder, met oog voor context en gevoeligheden. Je kan mailen en telefoons beantwoorden in het Engels;
* Je bent collegiaal, loyaal en integer, iemand die echt van samenwerken houdt: gezamenlijk succes is voor jou heel belangrijk.
Aanbod
* Wij bieden een voltijdse tewerkstelling aan voor onbepaalde duur. Een deeltijdse tewerkstelling tot 80% is evenzeer mogelijk.
* Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
* Je komt terecht in een team waar ruimte is voor autonomie en eigen invulling. Tegelijk kan je altijd rekenen op ondersteuning wanneer je die nodig hebt;
* KU Leuven voorziet extra legale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, fietsvergoeding, fietslease, gratis openbaar vervoer, ecocheques, telewerkvergoeding;
* Tewerkstelling in hartje Leuven, evenwichtig gecombineerd met telewerk.