Contenu de la fonction
Les MRBAB recherchent un(e) professionnel(le) expérimenté(e) pour assurer la coordination complète de leur service Événements. Cette fonction implique lorganisation dévénements tant internes quexternes, ainsi que la gestion administrative et logistique qui y est liée. Lobjectif est de garantir des prestations de qualité, renforcer limage institutionnelle des MRBAB et contribuer au développement de leurs recettes propres.
En tant quorganisateur(trice) dévénements
1. Planifier, coordonner et superviser les événements se déroulant dans les espaces des MRBAB :
2. Événements externes : soirées privées, visites guidées, dîners de gala, réceptions, réunions, colloques, etc. (dans le cadre de la location des espaces).
3. Événements institutionnels : conférences de presse, vernissages, événements destinés aux membres du « Maecenas Club » et du « Corporate Club ».
4. Visites officielles : coordination logistique des visites VIP et royales.
5. Assurer le bon déroulement des événements et répondre aux attentes des clients (internes et externes), en promouvant une image professionnelle de linstitution.
Les formats dévénements varient de petites réunions dune vingtaine de personnes à de grandes manifestations accueillant jusquà convives.
Organisation et coordination
6. Recueillir les besoins des clients/partenaires, proposer des formules adaptées et développer le concept de chaque événement (contenu, public cible, format, etc.).
7. Gérer le calendrier des événements (nocturnes, événements privés, etc.) via Outlook.
8. Réserver les espaces (salles dexposition, salles de réunion, auditoriums, etc.).
9. Coordonner avec lensemble des parties prenantes internes et externes (conservateurs, services techniques et de sécurité, traiteurs, fournisseurs, etc.).
10. Assurer une présence active et superviser le bon déroulement des événements.
Communication et interface
11. Agir en tant que point de contact principal pendant toutes les phases du projet (préparation, exécution, clôture).
12. Assurer la circulation fluide de linformation entre toutes les parties concernées (clients, prestataires, services internes).
13. Expliquer les procédures, règles internes et responsabilités de chacun.
14. Informer régulièrement le/la supérieur(e) hiérarchique sur létat davancement et les résultats des événements.
Position dans lorganisation
15. Le/la responsable du service Événements est rattaché(e) à la Direction opérationnelle « Services aux publics » des MRBAB.
16. Il/elle coordonne notamment les équipes de sécurité lors des événements privés (de 2 à 20 agents selon la taille de lévénement).
Employeur
Le service Événements relève de la direction opérationnelle « Services aux publics » des MRBAB.
Les Musées royaux des Beaux-Arts de Belgique sont un établissement scientifique fédérale composée de quatre entités, dont le musée Magritte. Situés au cœur de la capitale européenne, les musées attirent chaque année plus de visiteurs et occupent la première place parmi les musées les plus visités de Belgique.
Leurs prestigieuses collections retracent l'histoire des arts plastiques - peinture, sculpture et dessin - du XVe au XXIe siècle. Elles comprennent des œuvres des Primitifs flamands, de Pieter Bruegel, Peter Paul Rubens, Jacques Jordaens, Jacques Louis David, Auguste Rodin, James Ensor, Fernand Khnopff, Henry Moore, Paul Delvaux, René Magritte, etc.
Les MRBAB fait partie des 10 établissements scientifiques fédérales (ESF) de la Politique scientifique (Belspo).
Compétences
Attention: Cette offre d'emploi est une. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des à ce réseau.
Compétences techniques:
Excellentes capacités dorganisation, de planification et de communication.
Aisance rédactionnelle.
Sens du service, esprit commercial et aptitudes en négociation.
Diplomatie, professionnalisme et gestion proactive des imprévus.
Très bonne maîtrise des langues : français, néerlandais et anglais.
Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Outlook).
Offre
Horaire : du lundi au vendredi, de 9h30 à 17h30.
Disponibilité en soirée requise, en moyenne une fois par semaine, selon le calendrier des événements.
Attention:
Cette offre d'emploi est une. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des à ce réseau.
Durée de la mission: 12 mois au maximum.
Contrat: convention de mise à disposition Talent Exchange. Lors de missions Talent Exchange, vous conservez votre propre niveau de fonction et package salarial.
Procédure
17. Analyse des compétences et de la motivation sur base du CV et de la lettre de motivation:
Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences pertinentes le cas échéant
18. Entretien (max. 1 heure): discussion relative à votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission
Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie dune organisation publique.
Postuler
Attention:
Cette offre d'emploi est une. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des à ce réseau.
Informations supplémentaires
Les organisations participantes au réseau Talent Exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de lâge, dun éventuel handicap, des convictions personnelles,