Werken in Emiliani Emiliani is een dynamische en innovatieve voorziening in Lokeren. We zijn voortdurend op zoek naar manieren om de dagelijkse ondersteuning aan volwassenen met een verstandelijke beperking niet alleen te garanderen, maar ook te verbeteren. Samen met de cliënten en hun netwerk bekijken we hoe hun leven invulling kan krijgen op vlak van wonen, werken en vrije tijd… Meer dan 300 collega's werken dagelijks aan doelen die we samen vooropstellen. Emiliani wil een omgeving zijn waarin het welzijn van zowel cliënten als medewerkers voorop staat. Om dat doel te bereiken is samenwerking en dialoog heel belangrijk. Samen kan je meer bereiken, met respect voor ieders eigenheid en talenten.Als directie-assistent ben je een spilfiguur binnen onze organisatie. Je ondersteunt het directieteam op proactieve en efficiënte wijze en hebt een scherp inzicht in prioriteiten en processen. Je bent onder meer verantwoordelijk voor: Het voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen, inclusief de opmaak van een vergaderkalender; Het beheer van agenda's en het opvolgen van afspraken; De administratieve opvolging van dossiers, waaronder bouwdossiers en verzekeringsdossiers; De fondsenwerving. Hierin neem je de PR-rol op; Het verwerkenvan inkomende en uitgaande briefwisseling en het opvolgen van het mailverkeer; Het organiseren van een efficiënt klassement en administratieve organisatie; Het coördineren van het attentiebeleid voor medewerkers; Het voorbereiden van PowerPointpresentaties en andere documenten. Naast bovenstaande taken neem je ook het luik informatieveiligheid op. Je fungeert hierbij als interne medewerker informatieveiligheid en werkt nauw samen met de externe Data Protection Officer (DPO) van Netwerk Hiëronymus. Terwijl de DPO een onafhankelijke en toezichthoudende rol vervult, heb jij een praktische en ondersteunende opdracht binnen de organisatie. Concreet betekent dit dat je: Als eerste aanspreekpunt fungeert voor medewerkers bij vragen rond informatieveiligheid en privacy; Overzicht houdt op de toegangsrechten tot persoonsgegevens; De interne documentatie en beleidsdossiers voorbereidt ter ondersteuning van de DPO; Interne controles, checklists en audits uitvoert; Meewerkt aan het signaleren van risico's en het uitwerken van verbeteracties; Opleidingen en sensibiliseringsacties organiseert in samenwerking met de DPO om medewerkers bewust te maken van privacy en gegevensbescherming; Instaat voor de opmaak en opvolging van het verwerkingsregister (opsomming van alle processen waarin persoonsgegevens betrokken zijn), het datalekkenregister en de verwerkingsovereenkomsten met de leveranciers; Zorgt voor depraktische implementatie van maatregelen en opvolging van afspraken; De rapportering naar directie en externe DPO ondersteunt. Participeert aan het maandelijks overleg Team informatieveiligheid van de groep Hiëronymus; Procedures opmaakt die voortvloeien uit informatieveiligheidsbeleid; Nauw samenwerkt met collega's zoals stafmedewerker kwaliteit, stafmedewerker communicatie en IT-medewerker. Je hebt een bachelor diploma in de richting office-management (of relevante ervaring die dit kan evenaren) Je hebt sterke administratieve vaardigheden en werkt nauwkeurig Je bent IT-vaardig en hebt een grondige kennis van Office 365 Je hebt basiskennis rond informatieveiligheid of bent bereid je hierin bij te scholen Je bent sterk in verslaggeving: je kan gesprekken en vergaderingen helder, volledig en gestructureerd samenvatten zodat ze bruikbaar zijn voor alle betrokkenen Je kan zelfstandig werken en neemt initiatief Fondsenwerving, Rapporteren, Signaleren, SEN, MS Office Suite, Samenwerken, Notuleren, Administratie, Gegevensbescherming, Communicatie, School, Interne controle, Audits, Management, Office-Management