Allround Administratief Medewerker
Deinze | Allround Admin | Interieurdesign | Marktleider | 1110132
Over de organisatie
Vooreen klant in de interieursector is Hays op zoek naar een Allround Administratief Medewerker. Deze onderneming is al meer dan 30 jaar actief en kent een sterke internationale groei. Door recente overnames en uitbreiding van activiteiten is het team in volle ontwikkeling. Ter versterking van het team wordt gezocht naar een nieuwe collega die het onthaal combineert met administratieve ondersteuning van het designteam.
Jouw nieuwe functie
In deze veelzijdige rol ondersteun je enerzijds het designteam bij de administratieve voorbereiding en anderzijds verzorg je het onthaal van bezoekers en leveranciers.
Je taken omvatten onder andere:
1. Opvragen en verwerken van informatie: technische plannen, reglementen, op- en afbouwdata
2. Opstellen van samenvattingen op basis van documentatie
3. Administratieve voorbereiding: documenten invullen, risicoanalyses, contact met architecten
4. Praktische ondersteuning tijdens opbouw: pasjes regelen, aanspreekpunt bij problemen
5. Bestellingen plaatsen in het systeem, contact met leveranciers
6. Beheren van inkomende communicatie: telefoon, e-mail, post
7. Onthaal van bezoekers en begeleiding naar vergaderruimtes
8. Orde en voorbereiding van vergaderruimtes
Je werkt nauw samen met collega’s van verschillende afdelingen en bent een intern aanspreekpunt voor praktische en administratieve vragen.
Jouw profiel
9. Je beschikt over een bachelor Office Management of gelijkwaardig door ervaring
10. Een eerste werkervaring is een plus, maar schoolverlaters komen zeker in aanmerking
11. Je bent vlot in het Nederlands, Engels en Frans (mondeling en schriftelijk)
12. Je kan goed overweg met MS Office, kennis van Exact Online is een plus
13. Je werkt gestructureerd, bent assertief en hebt een hands-on mentaliteit
14. Je bent stressbestendig, flexibel en denkt oplossingsgericht
15. Je kan snel schakelen tussen verschillende taken en projecten
16. Je bent bereid om sporadisch bereikbaar te zijn buiten de werkuren tijdens piekperiodes
De arbeidsvoorwaarden
17. Een aantrekkelijk salaris afhankelijk van ervaring en profiel
18. Maaltijdcheques
19. 20 verlofdagen + 5 ADV dagen (collectieve sluiting van 2 weken eind juli)
20. Vaste uren, bereikbaar bij dringende vragen buiten kantooruren
21. Geen thuiswerk
22. Vergoeding woon-werkverkeer
23. GSM + abonnement
24. Hospitalisatie- en groepsverzekering
25. Vast contract