Als Executive Assistant ondersteun je een SLT-lid bij zijn dagelijkse taken.
Je zorgt voor efficiënt agenda- en inboxbeheer, proactieve communicatie en administratieve ondersteuning. Je werkt nauw samen met het SLT-lid en andere stakeholders binnen en buiten het bedrijf.
Verantwoordelijkheden:
1. Agenda- en e-mailbeheer: Houd toezicht op de agenda van het SLT-lid, regel en pas vergaderingen proactief aan, beheer zijn inbox en filter e-mails.
2. Documentvoorbereiding: Eerste versie van documenten opstellen en helpen met PowerPoint-presentaties.
3. Coördinatie vergaderingen: Vergaderruimtes reserveren, koppelingen opzetten en notulen en actiepunten notuleren (+ follow-up).
4. Budget- en onkostenbeheer: Budgetten bijhouden in Excel en onkostendeclaraties beheren.
5. Communicatie met belanghebbenden: Contact onderhouden met advocatenkantoren en belangrijke belanghebbenden en evenementen organiseren.
6. Proactief problemen oplossen: Problemen identificeren en oplossingen aandragen, zorgen voor efficiënte communicatie en samenwerking.
7. Administratieve ondersteuning: Zorg voor de benodigde documenten voor vergaderingen, houd dossiers bij en ondersteun zijn team met taken zoals het opvolgen van facturen en het regelen van reizen.
Vereisten & kwalificaties:
8. Ervaring als Executive Assistant of in een vergelijkbare functie
9. Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
10. Proactieve en assertieve werkhouding
11. In staat om onder druk te werken en prioriteiten te stellen
12. Discretie en vertrouwelijkheid bij het omgaan met gevoelige informatie
13. Goede kennis van Microsoft Office, met name Word, Excel en PowerPoint
14. Aanpassingsvermogen om zich snel aan te passen aan veranderende omstandigheden
Wat wij te bieden hebben?
15. Je krijgt alle ruimte om je expertise verder te ontwikkelen. We stimuleren je persoonlijke groei via interne mobiliteits- en leermogelijkheden, maar geven je ook de kans om na verloop van tijd een pauze in te lassen of een andere richting in te slaan.
16. Een afwisselende baan waarin je tastbare resultaten levert en een echte impact hebt.
17. Een competitief bruto maandsalaris, aangevuld met een reeks extralegale voordelen (maaltijdcheques…), hospitalisatieverzekering, pensioensparen, kortingen op Telenet-producten, tot 3 dagen remote werken per week, enz.
18. Het gezelschap van collega's die net zo gepassioneerd zijn als jij.