Functie :
Voor onze hoofdzetel te Neder-Over-Heembeek zoeken wij een Administratief bediende voor onze nieuwe B2C activiteit om de nodige administratie en support te bieden voor het B2C operations team.
Deze administratieve functie heeft een gevarieerd takenpakket en maakt de brug : tussen enerzijds het B2C team dat werkzaam is in de nacht voor de verdeling van de krantenabonnementen, met anderzijds de medewerkers op onze hoofdzetel die tijdens de kantooruren werken. Vandaar dat er gewerkt wordt in een werkregime van 5 dagen per week, van maandag tot vrijdag telkens van 6u-13u54.
Dagelijkse centrale administratieve opvolging van klachten :
1. Dagelijkse kwaliteitscontrole op centraal niveau van de codering van de klachten in het systeem. Elke klacht dient namelijk tijdig, consistent en correct binnen de 48u beantwoord te zijn.
2. Controle of de klachten consistent worden geregistreerd, inconsistenties rapporteren en corrigeren. De lessons learned telkens bespreken en toelichten samen met de collega’s van het B2C team zodat het team hier ook uit kan leren voor toekomstige klachtenverwerking.
3. Eventuele back-log mee verwerken van de klachtenverwerking indien nodig om het B2C team bij te springen.
4. Eerste escalatieniveau inzake recurring klachten tijdens de kantooruren.
Opvolging actiepunten :
5. Deelnemen aan de dagelijkse ochtendbriefing en vooral de concrete actiepunten die hieruit voortvloeien verder opvolgen en administratief verwerken waar nodig en nuttig, zodat de collega’s van het B2C team hiermee de volgende nacht terug mee aan de slag kunnen.
6. De status van de actiepunten bijhouden en op een gestructureerde wijze rapporteren aan het B2C team, het transport team en het management.
Dagelijkse rapporteringen :
7. Dagelijkse rapporteringen opmaken zodat deze voor het B2C team en het management ter beschikking zijn, bijvoorbeeld over de klachten, KPI’s, status van projecten, … .
8. Tevens ondersteuning bieden bij het verzamelen van informatie en het opmaken van diverse ad hoc rapporteringen.
Administratieve opvolging en ondersteuning voor de operaties, projecten en trainingen :
Allerlei administratieve taken ter ondersteuning van het B2C team, zoals bijvoorbeeld :
9. De nodige informatie centraal verzamelen vanuit het B2C team voor een correcte facturatie aan de onderaannemers via self-billing. Het nodige hiervoor doorgeven en opvolgen in samenwerking met het transport departement en het Finance departement. De vragen die hieromtrent binnenkomen centraal opvolgen op een gestructureerde wijze.
10. Opvolgen van de resultaten en centrale rapportage in de applicatie “cubivue” die chauffeurs hanteren tijdens de krantenroutes. Zoals bijvoorbeeld de leverbewijzen nakijken, nazien dat de meldingen van leverproblemen correct verwerkt werden, inventarisatie van de toestellen die met “cubivue” werken, etc. Actiepunten hieruit afleiden, bespreken en delen met het team.
11. Administratieve ondersteuning, voorbereiding en verwerking van de ‘Business Review’ meetings die met onderaannemers worden gevoerd door de Operations Manager of Operations Directeur. Ondersteuning bieden bij de administratieve opvolging van de actiepunten, opmaken verslagen en status updates die voortvloeien uit de ‘Business Review’ meetings.
12. Document beheer en archivage van belangrijke documenten en rapporteringen op een gestructureerde wijze zodat de collega’s deze desgewenst kunnen raadplegen.
13. Ondersteuning bij bijvoorbeeld de opmaak van procedures, procesbeschrijvingen, handleidingen, trainingen, interne communicaties, vertaling van documenten, etc.
Profiel :
14. Je hebt bij voorkeur minimum 3tal jaar administratieve ervaring in een logistieke omgeving.
15. Je bent goed tweetalig Nederland / Frans, een goede kennis van het Engels is tevens een pluspunt.
16. Je werkt zeer nauwkeurig, gestructureerd en kan goed zelfstandig te werken.
17. Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, je kan goed werken met MS Excel, je bent daarenboven leergierig ingesteld om nieuwe systemen grondig te leren kennen.
18. Je beschikt over sterke communicatie skills, zowel mondeling als schriftelijk.
19. Je hebt een ‘can-do’ attitude, en een sterke proactieve en oplossingsgerichte werkhouding.
20. Je bent een administratieve duizendpoot met een passie voor logistiek en werkt graag in een werkomgeving met variatie waar geen enkele dag dezelfde is.
Aanbod :
21. We bieden jou een voltijds contract van 37u per week van bepaalde duur, te beginnen met een periode van 6 maand, in een boeiende logistieke werkomgeving.
22. Uurrooster : 6:00u - 13:54 van maandag tot vrijdag.
23. Er wordt uitzonderlijk ook soms eens op zaterdagochtend gewerkt (van 6u-10u), in voorkomend geval wordt dit tijdig voorafgaand aangekondigd en worden deze uren gerecupereerd op een andere dag.
24. Een salarispakket volgens het barema van PC200 volgens klasse C dat rekening houdt met jouw volledige vorige beroepservaring en extra legale voordelen (zoals maaltijdcheques van 8€/dag, hospitalisatieverzekering ten laste van de werkgever (met mogelijkheid om familieleden aan te sluiten), ecocheques 250€ per jaar, jaarlijkse sector-premie, tussenkomst privé-vervoer volgens PC200, 100% terugbetaling openbaar vervoer, 22 dagen verlof, niet-recurrente loonbons CAO90,, mogelijkheid tot 3 dagen telewerk per week, 50€ telewerkvergoeding,…).