Contexte
:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38. étudiants·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
ULB Langues est le Centre interfacultaire d’enseignement des langues de l’Université. Le Centre organise les enseignements intracurriculaires d’anglais et de néerlandais sur objectifs spécifiques (c.-à-d. adaptés aux domaines d’étude des étudiants·es) ainsi que des cours de Français langue étrangère notamment pour les étudiants·es en mobilité internationale. ULB Langues propose également des activités extracurriculaires visant à améliorer, soutenir ou développer les compétences linguistiques de l’ensemble de la communauté universitaire. Site web : Langues.ulb.be
Le Centre est dirigé par une équipe de coordination en collaboration avec une petite équipe administrative (3 personnes). Celle-ci est pleinement intégrée dans l’équipe d’enseignants·es (+/- 50 personnes) avec lesquels·les elle collabore au quotidien dans un environnement professionnel dynamique et multilingue.
Le poste est soumis au contrôle hiérarchique de la coordinatrice académique et de la responsable de l’administration du Centre.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l’ULB.
Missions essentielles :
Vous êtes l’interlocuteur·rice principal·e des enseignants·es de langue vivante (ELV) du Centre pour l’ensemble des questions relatives à leur carrière (absences, congés, promotions, remplacements, accueil, parcours de formation, etc.). Vous assurez le suivi administratif de leurs dossiers, en veillant au strict respect des procédures, des échéances et des règlements en vigueur à l’ULB.
Vous exercez également des responsabilités dans les domaines de la communication et de l’événementiel afin de promouvoir les activités du Centre. Enfin, vous veillez à la bonne gestion comptable du Centre et apportez un appui à l’équipe administrative dans l’accomplissement des tâches quotidiennes.
1) Ressources humaines (15%)
1. Suivi quotidien des dossiers administratifs des ELV pour les absences, les remplacements et les congés spécifiques (sabbatiques, congé maternité, parental, aménagement de temps de travail, etc.) et plus généralement leur parcours professionnel, leur mandat et les évolutions de carrière.
2. Support administratif de l’équipe de coordination dans les recrutements et les engagements (publication de vacances, réception des candidatures, planification des entretiens, intégration de nouveaux·velles collaborateurs·rices, etc.).
2) Communication, promotion et information (15%)
3. Participation à la mise en œuvre de la stratégie de communication externe de notre Centre en collaboration avec le service communication de l’ULB (réseaux sociaux, vidéo, etc.).
4. Conception, mise en page et diffusion de contenus de communication en fonction des publics via les canaux de communication adéquats et leur mise à jour régulière (la vie professionnelle et les activités du Centre et événements/activités institutionnels, etc.).
5. Réponses aux demandes d’informations et promotion des activités et cours proposées par ULB Langues auprès de la communauté universitaire (par mail, en face to face, lors d’événements institutionnels : JPO, JANE, etc.).
3) Organisation d’événements internes et externes (15%)
6. Gestion logistique des événements du Centre : coordonner toutes les étapes de la mise en œuvre (inscriptions, signalétique, communication, technique, catering, etc.).
7. Assurer la promotion des événements et la communication auprès des participants·es potentiels·les.
8. Suivi du budget et des dépenses (tableau de bord).
4) Support administratif et financier du Centre (5%)
9. Suivi quotidien des dépenses et analyse des écarts entre les prévisions et les dépenses réelles dans le cadre du budget prévisionnel du Centre.
10. Création de bons de commande pour les différents prestataires (achats, services, etc.).
11. Centralisation des justificatifs de dépenses VISA et traitement des remboursements pour les frais avancés par les ELV.
12. Mise à jour de différents échéanciers, calendriers et autres documents administratifs des instances officielles du Centre.
13. Rédaction de documents administratifs comme des procès-verbaux lors de réunions.
14. Participation à des groupes de travail, réunions et projets transversaux du Centre.
15. Les missions et les pourcentages associés sont susceptibles d’évoluer selon les nécessités et les besoins du Centre.
Profil :
16. Être titulaire d’un bachelier en gestion, administration, ressources humaines reconnu par la FWB.
17. Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
18. Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
19. Un excellent niveau de français (écrit et parlé).
20. Un niveau d’anglais minimum B1 .
21. Être capable d’organiser son travail de manière autonome et d’assurer le suivi de ses dossiers (bonne gestion du temps).
22. Être capable de travailler étroitement avec l’équipe administrative, de coordination et des enseignants·es.
23. Être capable de planifier et d’articuler son travail autour de plusieurs calendriers d’échéance.
24. Maîtrise des outils Office : Outlook, Excel, Teams, Planner, PowerPoint.
25. Maîtrise des outils spécifiques à la gestion des ressources humaines et de la comptabilité (SAP Finances, SAP RH, Alfresco).
26. Capacité à rédiger des comptes rendus et tenir à jour des tableaux de bord.
27. Aisance à faire du reporting.
28. Sens aigu de l’organisation et du suivi (priorités et échéances).
29. Sens de la discrétion et de la confidentialité.
30. Sang-froid face aux imprévus et aux situations de pression.
31. Capacité d’adaptation et d’anticipation.
32. Rigueur et respect des procédures.
33. Proactivité et curiosité professionnelle.
34. Autonomie et patience.
35. Savoir entretenir des réseaux professionnels.
36. Sens de l’accueil, du service et du contact.
37. Créativité, réactivité.
Atouts :
38. La connaissance du milieu universitaire.
39. La connaissance du néerlandais (Niv B1).
40. La maîtrise des outils de communication et de graphisme (Canva, Padlet).
Nous offrons :
41. Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
42. Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
43. Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
44. L’accès à une formation permanente.
45. Des restaurants universitaires éthiques et durables.
46. Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe,, en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative