UP – Circus & Performing Arts est un lieu de convergence et d’effervescence dédié au Cirque contemporain, à l’intersection de disciplines scéniques connexes. Porté par un engagement artistique fort, l’équipe développe des actions ancrées dans la création, la production et la diffusion, tout en catalysant des dynamiques transversales : formation, transmission, inclusion et lien social. UP agit comme un écosystème stimulant pour les artistes, un laboratoire de formes innovantes et un pont vers les publics. Son ambition : rendre le spectacle vivant plus accessible, sensible et résolument inclusif, en mettant en lumière les écritures circassiennes d’aujourd’hui, d’ici et de plus loin.
Le garant du quotidien, le soutien actif des projets, l’interface vivante entre équipes, artistes & publics.
UP – Circus & Performing Arts est un espace d’expérimentation, de circulation, de diversité. Chaque semaine, nous accueillons des Compagnies en création, des spectacles à destination de tous les publics, des formations professionnelles et artistiques, des événements partagés avec les habitant·es, les écoles ou les milieux associatifs. Notre vie quotidienne est dense, organique, rythmée par la cohabitation des usages et des pratiques.
Dans cet écosystème mouvant, le·la Chargé.e de l’Intendance & de l’hospitalité artistique joue un rôle fondamental : orchestrer la logistique du quotidien, veiller à la qualité d’accueil de toutes les parties prenantes, soutenir l’organisation concrète des projets et fluidifier les conditions de travail pour l’ensemble des équipes.
Ce poste requiert de l’engagement, de la curiosité, de la rigueur bienveillante et une intelligence pratique du terrain.
Vos MISSIONS, AU CŒUR DU PROJET UP :
1. Préparer, organiser et mettre en œuvre la logistique d’accueil des publics lors des événements
* Assurer la présence et la cohérence logistique lors des représentations publiques : ouverture de UP, gestion des services sur site, ouverture du bar et de la billetterie, coordination des jobistes, flux des publics, supervision générale, support aux usagers, clôture, fermeture du site, etc.
* Coordonner les bars en vue des événements (commandes, gestion des stocks, réassort, matériel, rangement, etc.), dans un esprit à la fois convivial et professionnel.
* Être un·e interface vivante entre les artistes accueilli·es, les équipes, les jobistes, les bénévoles, les partenaires logistiques et les publics.
2. Organisation de l’hospitalité artistique
* Organiser les arrivées/départs des équipes accueillies.
* Organiser et gérer les hébergements temporaires (caravanes, logements chez l’habitant, B&B, Airbnb, etc.) : recherche, planification, réservation, information, accueils personnalisés, etc.
* Organiser les catering (repas) pendant les résidences ou les spectacles : logistique des commandes, suivis diététiques spécifiques, suivi des livraisons, réception, rangement et propreté.
* Veiller à l’état, à l’approvisionnement et à la convivialité des loges artistes, en intégrant les standards UP en matière d’accueil.
* Gérer le nettoyage des costumes (en interne ou via un·e prestataire externe selon les nécessités).
* Assurer une présence attentive, bienveillante et polyvalente pour répondre aux demandes diverses des artistes accueilli·es : bons plans, garde d’enfants, informations scolaires, soins médicaux, etc.
3. Soutien aux événements/festivals & soutien de l’équipe
* Participer activement aux grands projets de l’institution : UP Festival, soirée Mix-UP, Nuit du Cirque, Circus in the Street, MolenFest, etc.
* Être le soutien opérationnel de l’équipe pour tout besoin logistique connexe : mobilier, repas, fournitures, mise en place d’espaces, etc.
4. Intendance du lieu et de ses usages
* Veiller au fonctionnement du lieu au quotidien, hors aspects techniques scéniques (gérés par le Responsable technique) : équipements collectifs, signalétique, espaces communs, toilettes, douches, cuisine, fournitures, etc.
* Planifier, coordonner et suivre le nettoyage régulier des espaces, en jonglant entre les ressources humaines internes et externes.
* Préparer, planifier, organiser, coordonner et suivre les travaux d’entretien liés à l’usage : mobilier, éclairage, remplacement/réparation d’objets, aménagements légers, réparations courantes, etc.
* Assurer la maintenance et la bonne utilisation des machines : machine à café, frigos, clean-up, fontaines à eau, machines à laver, sèche-linge, etc.
5. Gestion des ressources & approvisionnement
* Mettre en place un suivi raisonné des stocks de produits d’entretien, consommables, matériel événementiel, boissons, etc.
* Effectuer les commandes et courses selon les besoins : en ligne, en magasin, auprès de fournisseurs partenaires.
* Suivre les livraisons et optimiser les rangements.
* Superviser la gestion des déchets et du tri sélectif : verres consignés, Bruxelles-Propreté, compost, bulles à verre, sorties des sacs, etc.
6. Gestion du parc de caravanes
* Organiser et garantir l’entretien et le fonctionnement optimal des caravanes de UP (6 unités) : propreté, entretien, check-in/out, literie, équipements.
* Élaborer des protocoles clairs pour l’accueil jour/nuit – semaine/week-end, intégrant la remise des clés, les consignes d’usage, les rotations de linge, etc.
* Préparer les caravanes avec un souci d’hospitalité et une logique d’efficacité.
PROFIL RECHERCHÉ
Vos qualités
* Vous avez le sens de l’accueil et de l’hospitalité, vous aimez faciliter les choses pour les autres et permettre aux projets de se réaliser dans de bonnes conditions.
* Très débrouillard·e et couteau-suisse, vous savez vous adapter à toutes les situations, avec flexibilité et bienveillance.
* Vous êtes organisé·e, méthodique, autonome, avec une bonne résistance au stress et aux imprévus.
* Vous aimez le travail d’équipe, les lieux en activité, les rythmes événementiels, et vous savez vous adapter à différents publics et utilisateur·rices.
* Vous êtes à l’aise sur le terrain, mais aussi capable de produire et gérer un planning, planifier des commandes et assurer des suivis clairs.
* Vous êtes curieux·se du projet UP, de son esprit, de ses valeurs et de ses spécificités.
Vos compétences
* Expérience en gestion de lieu culturel, intendance événementielle ou coordination logistique.
* Très bonne maîtrise des outils informatiques collaboratifs (Office, Teams, Adobe, Notion ou équivalents).
* Capacité avérée à communiquer avec différents types d’interlocuteur·rices : technicien·nes, artistes, administrateur·rices, jobistes, bénévoles, publics.
* Permis B.
* Connaissance de l'anglais - le néerlandais est un plus.
Conditions pratiques
* Contrat CDI – Temps plein.
* Rémunération en référence au barèmes de la CP 329.02 et selon expérience.
* Lieu : basé à Bruxelles, sur le site de UP, avec déplacements ponctuels possibles.
* Horaires : variables selon les activités, comprenant une cinquantaine de prestations/an en soirée (semaine et/ou weekend) lors des représentations ou événements.
CE QUE UP VOUS OFFRE
* Un environnement de travail stimulant : au service d’un projet artistique et sociétal porteur de sens, dans un lieu foisonnant et ouvert.
* Un package d’avantages attractif : chèques-repas, remboursement à 100 % des abonnements STIB/SNCB ou indemnité vélo complète.
* Un équilibre vie professionnelle / vie personnelle renforcé : grâce à des congés extra-légaux progressifs.
* Un accès à la formation continue : internes, externes ou sectorielles.
PROCÉDURE DE SÉLECTION
* La candidature doit comprendre un CV détaillé et une lettre de motivation pertinente en lien avec les missions et activités de UP – Circus & Performing Arts.
* Envoi des candidatures, avec la mention "Candidature Intendance & Hospitalité artistique" en objet à l’attention de Benoît Litt, Codirection, à l’adresse blitt@upupup.be
* Analyse des candidatures sur base des documents reçus ;
* Première sélection de candidat.es ;
* Tests techniques liés à la fonction et/ou mise en situation ;
* Questionnaires de personnalité avec un consultant extérieur ;
* Choix final ;
* Confidentialité assurée à toutes les étapes de la procédure ;
* Prise de poste : dès que possible.
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