Niveau d'études
Secondaire supérieur
Degré
Assistant
Lieu d'embauche
CGI - COLLABORATION BI- ET MULTILATERALE
Boulevard du Jardin Botanique 50, 1000 Bruxelles
Date limite d'inscription
Nombre maximum d'inscriptions
5
Numéro de référence
126172/S6T
Description d'emploi
En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
Exemples de tâches :
* Rédiger des courriers.
* Rédiger les comptes rendus des réunions (réunions de service, réunions avec des externes, etc.).
* Collecter la documentation et préparer les dossiers de travail.
* Assurer la mise en forme des documents.
* Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif.
* Gérer le courrier (papier, e-mail, etc.) entrant et sortant (encodage RIO, diffusion aux personnes/services concernés, etc.).
* Faire des copies et constituer des dossiers de documentation.
* Se charger du volet administratif des déplacements à l'étranger.
* …
En tant que soutien logistique, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité..
Exemples de tâches :
* Contribuer à l'organisation pratique de réunions au profit des différents services de la direction ainsi que de réunions communes.
* Gérer les agendas des membres du service.
* Planifier des réunions, envoyer les invitations, réserver les salles et se charger éventuellement du matériel informatique et du catering.
* Réserver et prévoir le matériel logistique pour le service.
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En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
Exemples de tâches :
* Répondre au téléphone et transférer les appels vers les personnes ou services spécialisés.
* Répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphone ou par e-mail.
* Renvoyer les clients vers les personnes ou services compétents.
* Assurer l'accueil et l'accompagnement des visiteurs.
* Fournir les documents, brochures et renseignements nécessaires aux personnes et services demandeurs.
* Demander des informations et/ou consulter des documents pour aider les clients.
* Faire des recherches dans les bases de données ou les archives pour les clients internes ou externes.
* Donner des explications aux clients, les analyser et les structurer.
* …
En tant que gestionnaire de dossiers, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la règlementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
Exemples de tâches :
* Compléter des documents selon la réglementation ou les procédures en vigueur.
* Contrôler les dossiers traités.
* Formuler des conclusions dans les dossiers et les soumettre à l'organe décisionnel compétent.
* Proposer des alternatives pour la suite du traitement des dossiers et les soumettre à l'organe décisionnel compétent.
* Proposer des alternatives pour la suite du traitement des dossiers.
* Assurer le suivi administratif des dossiers du service (respect des délais, etc.).
* Assurer les liens entre les différentes pièces d'un dossier.
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