Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins est épicène.
Raison d'être de la fonction
Le Décret définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études précise les trois missions de l’enseignement supérieur (formation initiale et continue, recherche et service à la collectivité) qui s’exercent en lien étroit les unes avec les autres dans une dimension essentielle de collaborations et d'échanges internationaux et d’internationalisation des formations, avec des institutions ou établissements fédéraux, régionaux ou d'autres communautés belges ou au sein de la Communauté française.
Le Responsable du Service des Relations Internationales travaille sous la supervision directe de la Direction générale.
Le Service des Relations Internationales a pour mission de développer, coordonner et promouvoir les actions d’ouverture internationale de la Haute École. Il œuvre à la mise en place de partenariats académiques internationaux, à la facilitation des mobilités étudiantes et professionnelles, et à l’intégration de la dimension internationale dans les formations, les pratiques pédagogiques et les projets de recherche. Le service agit comme un levier stratégique d’internationalisation, au service de la qualité, de la visibilité et du rayonnement de l’institution.
En cohérence avec le plan stratégique et le plan d’actions de la HE Vinci, la mission du responsable du Service des Relations Internationales est centrée autour de la stratégie internationale globale de la HE Vinci, de l'encadrement de l'équipe et de la communication. Il assure une représentation nationale et internationale auprès des parties prenantes et gère le financement et les subventions auprès des divers bailleurs de fonds.
Il gère une équipe de coordination rapprochée et coordonne également un nombre important de coordinateurs internationaux de département qui sont les personnes de référence pour le développement de l’internationalisation et l'encadrement pédagogique des mobilités au sein d'un département. Enfin, Il travaille en synergie avec les autres services académiques et transversaux, ainsi qu’avec les directions des trois secteurs.
Description de la mission (KRAs)
La description de la fonction n’est pas exhaustive et est sujette à adaptation en fonction de l’évolution constante de l’environnement la HE Vinci en phase avec les terrains professionnels. Plus particulièrement, les tâches du responsable du Service des Relations Internationales couvriront les spécificités suivantes :
Axe Stratégie : en vue de développer et proposer la stratégie & les politiques des relations internationales
* Définir les orientations stratégiques du SRI en collaboration avec le Collège de Direction : élaboration du plan stratégique international et du plan d'actions lié au plan stratégique et suivi de sa mise en œuvre ;
* Prospecter et assurer une veille des programmes européens et internationaux et communication vers les équipes ;
* Participer à l’amélioration continue du SRI en collaboration avec le service Qualité et Projets ;
* Conseiller le Collège de direction sur l’évolution des tendances de l’internationalisation de l’enseignement supérieur.
Axe Coordination opérationnelle : en vue d’assurer la qualité et l’équilibre des activités
* Coordonner l’équipe et les activités : planification des activités centrales et coordination des activités décentralisées ;
* Organiser les missions du service découlant des axes stratégiques et répartir les tâches selon les compétences et besoins, en collaboration étroite avec le collège de direction ;
* Assurer la coordination générale des projets : analyser la faisabilité des projets (aspects juridiques, éthiques, administratifs, financiers, méthodologiques, pédagogiques et scientifiques, humains et matériels), assurer leur suivi en veillant à la mutualisation des ressources et leur évaluation dans une approche d’amélioration continue ;
* Assurer la gestion des subventions : élaboration de l’agenda, interactions avec les bailleurs de fond, établissement de rapports, enquêtes et audit ;
* Prévoir, consolider et gérer le budget du SRI (financements internes et externes) et assurer le suivi budgétaire des projets transversaux et des demandes pour Erasmus et les fonds nationaux ;
* Produire et diffuser les rapports d’activités ;
* Assurer la sécurité juridique des engagements financiers du service, dans le respect des règles de marché public.
Axe Représentation (Synergie et promotion du SRI) : en vue de positionner, visibiliser la Haute Ecole à l’international et contribuer à son rayonnement
* Représentation interne : représentation dans les 3 secteurs lors de discussions sur le déploiement international des formations.
* Représentation externe :
o Représentation du SRI et networking au niveau national et international ;
o Support à la participation de la Direction-Présidence aux missions protocolaires ;
o Participation à des missions internationales (inter)institutionnelles en tant que Chef de délégation ;
o Effectuer du lobbying.
Axe Coordination d’équipe : en vue de créer un environnement de travail positif, motivant et inspirant qui favorise le développement des compétences, le bien-être professionnel des membres de son équipe et la collaboration entre ses membres en participant :
* Aux procédures de recrutements ;
* Au développement des compétences (objectifs, coaching et feedback du travail accompli) ;
* Au support à l’évolution individuelle ;
* A la résolution des désaccords et des conflits.
Profil recherché
* Détenteur d’un bachelier ou d’un master en lien avec la fonction avec une expérience professionnelle probante de 10 années ;
* Compétences significatives dans la gestion de projets, de financements et de gestion d’équipe ;
* Connaissances des programmes propres à l’Enseignement supérieur de la Commission européenne et d’autres bailleurs de fonds (WBI, APEFE,…) ;
* Bonne connaissance de l’anglais, la connaissance d’autres langues étant un réel atout ;
* Familiarisé avec les outils informatiques et digitaux.
* Une expérience de coordination d’un service constitue un atout.
Qualités attendues
* Capacité à prioriser, à s’organiser, à anticiper et à gérer son stress ;
* Capacité à adapter son management à une équipe autonome et responsable ;
o Leadership : animation, pilotage d’une équipe et de projets ;
o Capacité à développer les talents de ses collaborateurs, à éviter ou résoudre les conflits interpersonnels ;
* Compétences en gestion administrative et financière : rédaction de rapports et de dossiers à destination de pouvoirs subsidiants, définition et suivi de budgets ;
* Compétences transversales :
o Communication empathique et assertive à l’oral et à l’écrit ;
o Animation de groupes, compétences collaboratives et relationnelles ;
o Sens de l’analyse et de synthèse, résolution de problèmes, recul réflexif.
Modalités d’exercice de la fonction
* Régime de travail : temps plein avec des prestations ponctuelles lors de certaines activités de représentation en soirées et de certains weekends ;
* Hiérarchie : rapporte à la Direction-Présidence ;
* Prestations : une procédure d’autoévaluation et d’évaluation sera mise en place pour la ou les personne(s) qui occupera(ont) la fonction ;
* Organisation du temps de travail : télétravail possible et déplacements ponctuels pour travailler avec les partenaires ;
* Lieu de travail : la fonction s’exerce sur le Campus d’Ixelles, Site Arlon ;
* Date d’entrée en fonction : septembre 2025.
* Personne de contact : de plus amples renseignements peuvent être obtenus auprès de Madame Claire Potvliege, directrice des Ressources Humaines.
Procédure de sélection
* Dépôt du dossier de candidature via la page carrière : "postuler ci-dessous" qui comprendra :
o Un curriculum vitae reprenant les expériences significatives (recherche et expériences professionnelles) sur lesquelles le candidat estime pouvoir prendre appui pour prétendre au poste ;
o Une lettre de motivation accompagnée d’une note décrivant sa vision en maximum 2 pages.
* Sélection des candidats pour une éventuelle entrevue sur base du dossier ;
* Rencontre des candidats par une commission de recrutement qui se déroulera durant la seconde quinzaine d'août
* Validation par le Collège de direction.