Vacature — Office / Administration Manager (M/V/X)
Locatie: Gent of Louvain-la-Neuve / Hybride
Type: Vast contract, deeltijds of voltijds (min. 50%)
Verloning: € 3.000 – € 3.500 bruto / maand (voltijdsequivalent) + aantrekkelijke voordelen
Ervaring: 3–5 jaar
Jouw missie
Hou je ervan wanneer alles helder, georganiseerd en gestructureerd is? Ben je nauwkeurig, kritisch en sterk in coördinatie?
Kom dan werken bij Procyo, een innovatieve Belgische onderneming die zich specialiseert in digitalisatie en ondersteuning van verzekeringsmakelaars.
Als Office / Administration Manager ben jij het administratieve en organisatorische hart van Procyo.
Je rol omvat twee luiken:
* Intern: je beheert alle administratieve, boekhoudkundige en HR-taken van Procyo, met direct contact met externe partners (boekhouder, sociaal secretariaat, leveranciers, dienstverleners, …).
* Extern: je ondersteunt de klantverantwoordelijken bij het opzetten en opvolgen van de administratieve processen bij onze klanten, inclusief occasioneel contact met klanten of hun partners wanneer dat nodig is voor een vlotte coördinatie.
Dankzij jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en proactieve aanpak zorg je ervoor dat alles helder, efficiënt en volledig conform verloopt—zowel intern als bij de klanten die we begeleiden.
Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden
Intern
* Dagelijks beheer van de interne boekhouding/administratie (aankopen, verkopen, betalingen, opvolging in Odoo, rapporten).
* Samenwerken met de externe accountant voor afsluitingen, btw-aangiftes en periodieke rapporteringen.
* Organiseren en structureren van de interne administratie (contracten, mails, leveranciers, digitale archivering).
* Beheer van personeelsdossiers en HR-opvolging (sociaal secretariaat, onboarding).
* Bijdragen aan continue optimalisatie van interne procedures en uniformiteit tussen de gebruikte tools (Odoo, Brio, …).
Extern
* Administratieve ondersteuning bieden aan de externe accountant van klanten, in samenwerking met de klantverantwoordelijken (voorbereiding documenten, opvolging stukken en validaties).
* De klantverantwoordelijken ondersteunen bij hun administratieve en HR-processen voor klanten, met een coördinerende en ondersteunende rol.
* Meewerken aan de continue verbetering van klantprocedures en uniformiteit tussen tools (Odoo, Brio, …).
Jouw profiel
* Je bent gestructureerd, nauwkeurig, zelfstandig en sterk in organisatie.
* Je hebt een goede basis in boekhouding en administratief beheer.
* Je bent polyvalent en kunt meerdere dossiers tegelijk beheren.
* Je bent digitaal sterk en beheerst Office-tools (Excel, Outlook, SharePoint, Teams) en platforms zoals Odoo.
* Je kan vlot overweg met AI-tools (ChatGPT en andere).
* Je bent perfect tweetalig NL/FR, zowel mondeling als schriftelijk.
* Je werkt graag samen met interne en externe partijen en hebt een sterk servicegerichte ingesteldheid.
* Je bent rustig, betrouwbaar en geïnteresseerd in nieuwe technologieën (automatisatie, AI, ChatGPT).
Ons aanbod
* Een deeltijds of voltijds contract (min. 50%), met doorgroeimogelijkheden naargelang werkvolume en projecten.
* Brutoloon tussen € 3.000 en € 3.500 / maand (voltijdsequivalent), afhankelijk van ervaring.
* Maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering en groepsverzekering.
* Laptop en zakelijke smartphone met abonnement.
* Flexibele werkuren en mogelijkheid tot hybride werken.
* Een menselijk, stimulerend en collaboratief werkklimaat met korte communicatielijnen.
* Reële doorgroeikansen naar functies in coördinatie, management of transversale ondersteuning.
Waarom kiezen voor Procyo?
* Een dynamische en innovatieve Belgische onderneming op menselijke schaal.
* Een centrale, afwisselende functie die cruciaal is voor de goede werking van de organisatie.
* Een cultuur van samenwerking, vertrouwen en voortdurende verbetering.
* De kans om je vaardigheden uit te bouwen in een moderne, digitale werkomgeving.
Dienstverband: Voltijds, Deeltijds
Loon: €3.000,00 - €3.500,00 per maand
Voordelen:
* Bedrijfscomputer
* Ecocheques
* Elektronische maaltijdcheques
* Hospitalisatieverzekering
* Thuiswerkopties
Werklocatie: Hybride telewerken in 9052 Gent