Au sein de Smart, la Direction des Systèmes d'Information (DSI) fournit les applicatifs et outils qui soutiennent les membres dans la gestion administrative de leurs activités professionnelles sous statut salarié en leur proposant une solution originale et des services mutualisés adaptés à leurs besoins. Pour y parvenir, la DSI doit répondre à l’évolution constante des besoins de ses membres tout en s’adaptant aux règles et lois qui encadrent le travail.
Au sein de la DSI, le pôle Infrastructure a pour missions de veiller au bon fonctionnement de l'infrastructure technique (serveurs, ordinateurs, périphériques, connexions, ...), de développer les outils nécessaires à l'amélioration des processus et à la croissance de l’entreprise, et d'assister les travailleur.ses dans l'utilisation quotidienne des outils technologiques (ordinateurs, imprimantes, téléphones, alarmes, …). Par ailleurs, il gère également les espaces de travail permettant le développement de l’ensemble des activités au sein de Smart, notamment au travers de la mise à disposition de lieux de production à destination de ses membres et de l’aménagement de lieux favorisant le networking et s’assure de l’optimisation des ressources (fournitures, immobilières et mobilières) allouées au développement des activités.
Pour accompagner le développement de son pôle Infrastructure, la DSI recherche un.e Gestionnaire administratif.ve immobilier
Description du poste
Sous la responsabilité du directeur adjoint, vos missions sont les suivantes :
* Assurer la gestion administrative, contractuelle et immobilière des espaces et lieux dont Smart est propriétaire ou locataire, ainsi que de ceux (tiers-lieux) qui sont mis à disposition par la coopérative
* Gestion des baux et des avenants
* Suivi des contrats et des indexations
* Suivi des déménagements des bureaux Smart
* Single Point Of Contact pour les locataires et utilisateurs des lieux appartenant à Smart
* Reporting : suivi des budgets, établissement des provisions, indexations, répartitions et régularisations
* Veiller à la qualité des services liés à la mise à disposition des lieux
* Assurer l’inventaire et le référencement des fournisseurs liés à l’immobilier en collaboration étroite avec le service Comptabilité
* Assurer le suivi des contrats fournisseurs, de maintenance, d’exploitation et des travaux (Facilities/DSI)
* S’assurer de la réalisation des travaux souhaités : entretien, rénovation, mise aux normes des lieux, … auprès du/de la coordinateur.rice de travaux (Building/DSI)
Profil
* Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans une fonction similaire - gestion administrative de dossiers immobiliers - ou sein d’un syndic de copropriété, d’un organisme de logement ou en tant que support dans une direction administrative d’une entreprise multi-sites
* Vous avez une excellente connaissance du Français (niveau C2)
* Vous possédez une connaissance approfondie du droit immobilier, des aspects juridiques et pratiques de la gestion locative et des contentieux dans l’immobilier
* Vous justifiez d’une utilisation régulière des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et des applications Microsoft Office 365
* Vos qualités personnelles : rigueur, organisation, adaptabilité, assertivité, autonomie et capacité à dialoguer avec différents interlocuteurs (responsables, locataires, partenaires, prestataires, …)
Nous offrons
* Un contrat à temps partiel (21 h/semaine) à durée déterminée de 7 mois
* Un environnement de travail agréable au sein d’une entreprise en pleine croissance
* 5 périodes d’immersions sur terrain pour découvrir le métier de conseiller·ère, au plus près de notre activité, suivis de 8 jours de parcours d’intégration structuré pour explorer Smart, nos valeurs, notre organisation et nos outils
* Flexibilité de télétravail selon le cadre organisationnel en place
* Un salaire mensuel brut basé sur notre grille salariale en fonction de votre expérience allant de 3109,59€ à 5086,67€ sur base d'un temps plein
* Un package salarial qui comprend : prime de fin d’année, chèques-repas, éco-chèques (250€/an), assurance-groupe, remboursement des déplacements domicile/lieu de travail à 100% sur base d’un abonnement de transport en commun, abonnement GSM, laptop.