Contenu de la fonction
Attention: cette offre d'emploi est une. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des à ce réseau.
Vous souhaitez avoir des contacts réguliers avec les usagers de la fonction publique afin de les aider dans leurs démarches ? Vous disposez de bonnes capacités en termes dempathie, de communication et de résistance au stress ? La Direction des Allocation dEtudes recherche un Collaborateur administratif (H/F/X) pour la Cellule d'aide aux usagers.
La Direction des Allocations dÉtudes est un service de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui a pour mission doctroyer une aide financière aux élèves et étudiants de condition peu aisée, qui suivent lenseignement secondaire de plein exercice ou lenseignement supérieur de plein exercice selon les conditions fixées par la réglementation en vigueur.
La décision doctroi ou de refus dune allocation détudes se fonde sur une analyse approfondie du dossier. Celle-ci requiert lexpertise dun gestionnaire de la direction des allocations détudes formé à lapplication de la réglementation en la matière, qui prend en considération plusieurs conditions et critères.
La cellule contentieux a pour mission dassurer la gestion et le suivi du recouvrement des indus en matière dallocations détudes. Elle assure également la gestion comptable en collaboration avec la Direction générale du Budget et des Finances (DGBF).
La cellule comptable a pour mission dassurer la gestion comptable de toutes les opérations comptables de la DAE, gérer la trésorerie, attester de lexactitude de la tenue de la comptabilité au regard de la réglementation en vigueur et du respect des procédures imposées.
En tant que Collaborateur administratif (H/F/X) à la Cellule d'aide aux usagers pour les demandes d'Allocations d'études, votre objectif est dapporter un soutien administratif dans la gestion des dossiers de recouvrement traités par la cellule contentieux de la Direction des Allocations détudes ainsi que dans la gestion quotidienne de la comptabilité de la DAE
Dans le cadre de cette fonction, vous êtes amené(e) à :
1. Soutenir administrativement la gestion des recouvrements :
Tâches : Analyser, maitriser et veiller à la bonne application de la réglementation en matière de remboursement dallocation détudes.
o Juger le bien-fondé et la recevabilité des demandes de recouvrement conformément à la réglementation en vigueur,
o Veiller à la bonne application et exécution des prescrits réglementaires dans ces matières,
o Au besoin, travailler en collaboration avec le Conseil dappel des Allocations détudes dans lexécution des décisions prises par ce dernier.
Tâches : Procéder aux contrôles de fréquentation scolaire dans lapplication SIEL (Application de gestion et d'inscription des élèves dans les établissements scolaires de la Fédération Wallonie-Bruxelles).
o Sassurer que lélève boursier a bien été considéré comme élève régulier durant une année scolaire donnée,
o Au besoin, établir un ordre de recouvrement,
o En labsence dinformation concrète, relayer linformation au supérieur hiérarchique qui réclamera à lallocataire les justificatifs probants, indispensables au maintien de la bourse.
Tâches : Gérer les signalétiques
o Encoder la signalétique complète des nouveaux contentieux conformément aux informations transmises par les bureaux régionaux ou aux informations récoltées dans lapplication SIEL et SAPE (Application qui permet lintroduction et le traitement des allocations détudes).
Tâches : Assurer le bon suivi de la procédure de recouvrement et veiller à sa bonne exécution.
o Assurer lenvoi des notifications de recouvrement ; des 1ers rappels et 2èmerappels conformément aux dates déchéance prévues dans la législation.
o Au besoin, en cas de retour du courrier, effectuer des recherches dans le Registre national et mettre à jour lapplication Access (Application propre au service Contentieux),
o A la demande du débiteur et toujours conformément à la législation, établir un plan déchelonnement en accord avec le comptable.
Tâches : Fournir linformation
o Répondre, par téléphone ou par courriel, aux questions des tiers (internes et externes) et leur fournir les informations demandées (toujours conformément au respect de la vie privée),
o Assurer le reporting auprès de la hiérarchie.
Tâches : Entretenir des relations fonctionnelles régulières avec les collègues, la Direction, et dautres partenaires extérieurs.
o Donner, en interne, son avis sur des dossiers pris en charge,
o Répondre aux sollicitations du Ministère des Finances. (LAdministration de la Perception et du Recouvrement du Ministère des Finances).
2. Soutenir administrativement la gestion de la comptabilité :
Tâches : Gérer la liquidation des factures et des créances.
o Contrôler létat de liquidation des crédits,
o Liquider les factures et les déclarations de créance via lapplication comptable SAP.
Tâches : Apporter son aide à la liquidation des allocations détudes.
o Contrôler létat de liquidation des crédits,
o Suivre le déroulement des différentes étapes via lapplication GALE et sassurer que le transfert pour liquidation dans SAP se déroule normalement.
Tâches : Apporter son aide à lélaboration des propositions budgétaires de la DO47.
o Contrôler létat de consommation des crédits,
o Effectuer de la comptabilité analytique par type de dépense,
o Emettre éventuellement des propositions,
o Participer à lélaboration des comptes annuels.
Tâches : Apporter son aide à lélaboration du compte annuel du contentieux et des prêts détudes.
o Contrôler les chiffres annuels obtenus au départ de nos différentes applications comptables (Recettes et dépenses),
o Corriger les erreurs éventuelles,
o Tirer le compte définitif en 3 exemplaires et les transmettre (visés au préalable par lordonnateur) au Service Général du Budget et de la Comptabilité.
Employeur
La Fédération Wallonie-Bruxelles est une institution au service des francophones de Bruxelles et de Wallonie.
Ses compétences s'exercent en matière d'Enseignement, de Culture, de Sport, de l'Aide à la jeunesse, de Recherche scientifique et de Maisons de justice. Dans le cadre de ses compétences dans le domaine de lEnseignement, la Fédération Wallonie-Bruxelles attribue des allocations détudes.
La Direction des Allocations détudes (DAE) de la Fédération Wallonie Bruxelles permet à des milliers délèves et d'étudiants (sous certaines conditions) de l'enseignement secondaire et supérieur de bénéficier d'une allocation dans le cadre de leurs études.
Ce Service réceptionne les demandes, vérifie leur recevabilité, octroie une aide financière aux étudiants réunissant les conditions et, le cas échéant, est amené à traiter les dossiers dans le cadre du contentieux.
Afin dassurer un service de proximité auprès des citoyens, la DAE, outre la Direction de lAdministration centrale, se compose de 4 Cellules déconcentrées situées à Bruxelles, Liège, Mons et Namur.
Elle est en interaction directe avec les allocataires, reçoit des sollicitations par courrier et doit répondre aux sollicitations provenant du Gouvernement de la Communauté française (CF), du Service du Médiateur de la CF ou dautres intervenants institutionnels.
Elle gère également les procédures de réclamations, dont certaines aboutissent à un recours auprès du Conseil dappel, et assure le Secrétariat du Conseil supérieur des allocations détudes.
Compétences
Attention: cette offre d'emploi est une. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des à ce réseau.
Compétences génériques
Intégrer linformation : Vous établissez des liens entre les diverses données, vous les analysez de manière ciblée et jugez dun œil critique conformément à la législation mise en place.
Résoudre les problèmes : Vous traitez et résolvez les problèmes de manière autonome, vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre les solutions.
Travailler en équipe : Vous créez et améliorez l'esprit d'équipe en partageant vos avis et vos idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
Agir de manière orientée service : Vous accompagnez les interlocuteurs de manière transparente, intègre et objective. Vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez des contacts constructifs.
Atteindre les objectifs : Vous vous impliquez et démontrez de la volonté et de lambition afin de générer des résultats. Vous assumez la responsabilité de la qualité des actions entreprises. Vous avez la capacité de participer à l'atteinte d'un objectif partagé, à collaborer avec les autres, à privilégier la réussite du groupe plutôt que votre réussite individuelle
Compétences spécifiques :
Une expérience professionnelle dans un service comptable est exigée.
Connaissance de base du fonctionnement de la Fédération Wallonie-Bruxelles, de lorganigramme de lAdministration générale de lEnseignement (AGE) et de la Direction générale de lEnseignement supérieur, de lEnseignement tout au long de la vie et de la Recherche scientifique (DGESVR).
Bonne connaissance du schéma institutionnel de lenseignement en Fédération Wallonie-Bruxelles et de ses interlocuteurs
Bonne technique dexpression écrite
Bonne technique dexpression oral
Offre
Attention: cette offre d'emploi est une. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des à ce réseau.
Durée de la mission: 12 mois au maximum
Le régime de travail est à discuter, dans un souci de flexibilité (minimum 50%)
Télétravail possible.
Contrat: convention de mise à disposition Talent Exchange. Lors de missions Talent Exchange, vous conservez votre propre niveau de fonction et package salarial.
Quavons-nous à vous offrir ?
- Vous serez accueilli·e dans une équipe composée de collègues motivé·e·s et enthousiastes.
- Vous travaillerez en collaboration avec vos collègues, mais vous bénéficierez également de lautonomie nécessaire pour accomplir vos missions.
- Vous aurez la possibilité de travailler selon des horaires flexibles avec un bon équilibre vie professionnelle et privée.
Procédure
1. Analyse des compétences et de la motivation sur base du CV et de la lettre de motivation:
Merci de bien argumenter votre candidature sur base de la description de fonction et de mettre en avant vos compétences pertinentes le cas échéant
2. Entretien (max. 1 heure): discussion relative à votre profil, vos compétences, votre motivation, votre expérience et votre intérêt pour la mission
Vu le nombre parfois important de candidatures hors conditions, nous vous informons que nous ne donnerons pas suite aux candidatures de personnes qui ne font pas partie dune organisation publique.
Postuler
Attention:
Cette offre d'emploi est une. Ces missions sont temporaires et réservées aux fonctionnaires statutaires et contractuels à durée indéterminée des à ce réseau.
Veuillez bien préciser les compétences requises dans votre candidature.
Informations supplémentaires
Les organisations participantes au réseau Talent Exchange s'engagent pour promouvoir la diversité. Cela se traduit par la promotion des talents dans le respect des différences indépendamment des origines, du genre, de lâge, dun éventuel handicap, des convictions personnelles,