Voor onze klant, een bedrijf in aroma’s, zijn we op zoek naar een nieuwe medewerker om hun team te versterken als allround administratief medewerker!
Taken:
Pre-sales taken:nieuwe klanten aanmaken tool x, sampels versturen (DPD,UPS,…), offertes verwerken:
* Prijzen ingeven in tool x;
* Offerte digitaliseren + mailen naar klanten + doc + specificaties;
* Losse proksopgaven naar map klant (X) zetten.
Bestellingen:
* Bestellingen ingeven tool + opmaken order bon- (magazijn bon digitaliseren + klasseren);
* Controle hoeveelheden (verpakking 5-10-20-25L) + klant informeren bij wijzigingen, MOQ of vertragde bestellingen;
* Bevestiging naar klant sturen (ontvangstbevestiging + digitaliseren);
* Order opvolging + aanpassen bij aanvullingen – wijzigingen – info;
* Proforma sturen (klanten die op voorhand moeten betalen).
* Transport aanvragen (incl. export);
* Kostprijzen vergelijken van transporteur + opvolgen contracten + marktonderzoek;
* Pallet etiketten maken, gewicht en DGD bepalen;
* Nodige documenten opstellen (CoA, VZN, factuur);
* Mapjes voor productie klaarmaken;
* EAD opstellen (accijnzen);
* AC4 document opstellen (accijnzen);
* Opvolgen levering order;
* Marktonderzoek tarieven transport leveranciers.
* Prijsaanvragen transporten Air en Sea/Nederland (incl. controle SDS en gewichten uitrekenen + verdeling pallet);
* Proforma’s sturen incl. transport (export);
* Opvolging betaling en aanpassingen transporten/orders;
* Opvolging documenten export (oorsprongscertificaat + Health certificate +B/L controleren/ AWB opvragen, Statement controleren);
* Paklijst/ CoA’s/ DGD/accijnzen;
* Eventueel douanestop regelen + opvolgen douane documenten;
* Opvolgen levering order.
Boekhouding leveranciers en diensten:
* Voorbereiding VH voor extern boekhoudkantoor.
Boekhouding klanten:
* Betalingen klanten opvolgen;
* Rappels sturen;
Algemene taken:
* Verdeling documenten en post;
* Onthaal receptie bezoekers;
* Bestellingen (kantoormateriaal, broodjes, …);
* Uitzonderlijke/éénmalige projecten/marktonderzoek;
* Opleidingsniveau: Bachelor of gelijk door ervaring;
* Ervaring met transport en meer bepaald export is een groot pluspunt maar niet noodzakelijk een must als de wil er is om dit aan te leren;
* Een grondige kennis van MS office, vlot kunnen werken met interne IT pakketten;
* Kennis van NL, FR & ENG;
* Administratief sterk;
* Planning en organisatievermogen;
* Flexibel, snel kunnen schakelen ts verschillende taken;
* Confidentieel & discreet;
* Sterk communicatief;
* Zelfstandig en initiatief nemend, leergierig;
* Klantgericht en klantvriendelijk;
* Pro-actief & creatief;
* Samenwerken met de juiste attitude;
* Dynamisch & enthousiast;
* Verzorgd voorkomen;
* Duurzaam engagement.
Jobgerelateerde competenties
* Administratieve dossiers samenstellen
* Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
* Brieven, tabellen, … invoeren volgens instructies
* Telefonische oproepen aannemen
* Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
* Een boodschap noteren
* Personen onthalen en hun vraag identificeren
* Kopieerwerk verrichten
* De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
* Bestellingen plaatsen
* Documenten coderen, klasseren en archiveren
Persoonsgebonden competenties
* Betrouwbaarheid
* Verantwoordelijkheid
* Samenwerken
* Resultaatgerichtheid
* Plannen en organiseren
* Maaltijdcheques;
* Hospitalisatie verzekering;
* Groepsverzekering;
* Woon- werkverkeer vergoeding;
* Fulltime 39u week met een vast uurrooster;
#J-18808-Ljbffr