Assistante administrative
* Lieu : Bruxelles
* Type de contrat : CDI
* Temps de travail : Temps plein (39h/semaine)
Mission principale
Assurer le soutien administratif, organisationnel et comptable des activités de l'un de nos clients, actif dans un environnement institutionnel et paritaire, ainsi que de structures associées (50 %) et de fonds sectoriels (50 %), afin de garantir le bon fonctionnement de l'ensemble des services.
Responsabilités
1. Gestion administrative
* Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, rapports, procès-verbaux et notes internes diverses.
* Classement, archivage et gestion électronique des documents.
* Suivi des dossiers liés aux formations, avantages sociaux, etc., gérés par des fonds sectoriels.
* Suivi des dossiers liés aux cotisations des membres.
* Préparation et envoi de mailings réguliers.
* Traduction de documents, mise en forme et relecture de présentations.
* Organisation d'enquêtes auprès des membres : envoi, dépouillement et suivi.
* Gestion de la base de données (FileMaker).
* (...)
2. Support aux organes de gestion
* Préparation logistique et administrative des réunions (conseils d'administration, commissions paritaires, assemblées générales, fonds sectoriels).
* Préparation, mise en forme et suivi des comptes rendus.
* (...)
3. Communication et relations externes
* Accueil téléphonique et physique (fournisseurs, membres, partenaires, ...).
* Organisation d'événements internes (réunions, rencontres professionnelles, ...).
* Interface avec :
* Les partenaires sociaux.
* Les entreprises membres.
* Les autorités publiques (ex. SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, ONSS, etc.).
4. Tâches comptables
* Encodage des factures fournisseurs et des extraits bancaires.
* Établissement et envoi des factures aux membres ou partenaires.
* Suivi des paiements et relances.
* Préparation des documents destinés au comptable externe ou au réviseur.
* Participation au suivi budgétaire et à la clôture annuelle.
* Suivi des cotisations membres.
* Gestion du registre UBO.
* (...)
5. Gestion des fournitures
Profil recherché
* Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou comptabilité.
* Une expérience dans un environnement institutionnel ou paritaire constitue un atout.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques.
* Sens de l'organisation et de la rigueur.
* Autonomie et discrétion.
* Capacité à travailler en équipe.
* Excellentes capacités rédactionnelles.
* Bonne maîtrise du néerlandais, du français et de l'anglais.
Rémunération et avantages
* Salaire mensuel brut compris entre 3.000 € et 4.100 €, selon l'expérience.
* Prime de fin d'année.
* Bonus salarial (CCT 90) équivalent à 50 % du salaire brut de décembre.
* Chèques-repas de 8 € par jour presté.
* Écochèques (250 € par an).
* Remboursement intégral des frais de transport en commun domicile-travail.
* Assurance de groupe équivalente à 5 % de la rémunération annuelle brute de référence.
* Assurance hospitalisation.
* Indemnité forfaitaire de frais pour le télétravail.
* 12 jours de repos compensatoires en plus des congés légaux.
* 2 jours de congé extralégaux.
* Possibilités de formation continue.