VACATURE MANAGEMENT ASSISTENT
[NL onderaan]
WE MEDIA
WE MEDIA est la fédération nationale des éditeurs belges de presse périodique et compte plus de 120 éditeurs.
La fédération a pour mission de défendre les intérêts des éditeurs de magazines et de renforcer le rôle social des marques médiatiques qui créent du contenu informatif de manière professionnelle et indépendante.
WE MEDIA offre à ses membres un large éventail de services : conseil juridique, carte de presse éditeur, séances d'information et formations, moments de réseautage, représentation dans des organisations nationales et internationales liées aux médias (Conseil Déontologie Journalistique, JEP, FIPP,, etc.), recherche, communication, lobbying, facilitation des droits de reprographie, facilitation des inscriptions à des congrès et événements internationaux, etc.
JOB DESCRIPTION
En tant que Management Assistant, vous êtes le bras droit de la Secrétaire Générale. Vous alliez précision, discrétion et proactivité à un talent d'organisation et veillez au bon déroulement et au professionnalisme des activités quotidiennes. Vous êtes un maillon essentiel qui apporte de la structure et fait la différence dans un environnement où l'efficacité et la confiance sont primordiales.
Grâce à votre sens aigu du détail et des responsabilités, la Secrétaire Générale et le Data Officer peuvent compter sur vous pour traiter les documents, les factures, les communications et les rendez-vous de manière efficace et precise, et ce dans les délais impartis.
VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
Assistance administrative et organisationnelle générale (30 %) :
Accueil (téléphonique et présentiel) des contacts de manière correcte et professionnelle
Maintenance et mise à jour de la base de données
Suivi des délais et préparation de la correspondance administrative
Préparation des réunions (physiques ou numériques) et assistance à la rédaction de procès-verbaux et de rapports.
La gestion de l'agenda fait partie des possibilités, tout comme l'organisation de réunions internes et externes
Réalisation de présentations Powerpoint soignées
· Soutien financier et opérationnel (30%) :
Établir et suivre les devis, les factures et les rappels.
Suivre le budget annuel en collaboration avec la Secrétaire Générale.
Assurer une administration efficace
Rédiger des contrats professionnels
· Assistance en communication et marketing (20%) :
Soutenir la communication vers les parties prenantes internes et externes (site web, newsletters, réseaux sociaux).
Suivre et rapporter les statistiques du site web et des newsletters.
Commander et suivre le matériel promotionnel.
VOTRE PROFIL :
Vous êtes titulaire d'un baccalauréat en gestion administrative, gestion d'entreprise ou dans un domaine équivalent.
Vous avez de l'expérience en tant que Executive Assistant, Management Assistant ou Personal Assistant.
Vous appréciez une fonction variéé qui combine administration, facturation, communication et marketing.
La connaissance du paysage médiatique est un atout.
Vous vous sentez à l'aise dans un environnement où la flexibilité et l'initiative sont appréciées.
Vous maîtrisez MS Office et savez utiliser efficacement les outils numériques pour conserver une structure et une vue d'ensemble claires.
Le français est votre langue maternelle et vous avez une très bonne connaissance du néerlandais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Une connaissance de l'anglais est un atout.
Vous êtes précis(e), organisé(e) et fiable. Vous faites preuve de discrétion dans le traitement des informations confidentielles. Vous travaillez de manière structurée, vous êtes autonome et vous réfléchissez de manière proactive, avec un sens aigu du détail.
Vous avez une mentalité hands-on et aimez prendre des responsabilités. Vous passez sans difficulté d'une tâche à l'autre et gardez une vue d'ensemble.
CE QUE NOUS VOUS OFFRONS :
- Un contrat (80 %) à durée indéterminée, dont 3 jours au bureau (Haren)
- Salaire compétitif (chèques-repas - indemnité forfaitaire pour le télétravail - assurance groupe et hospitalisation)
- Votre jour de congé + la journée pendant laquelle vous travaillez à domicile seront convenus avec la Secrétaire Générale.
- Entrée en fonction : début mai 2026.
ENVIE DE POSTULER ?
Envoyez-nous votre CV ainsi qu'une lettre de motivation de 800 mots maximum dans laquelle vous expliquez qui vous êtes, pourquoi vous souhaitez travailler chez WE MEDIA et quelles sont vos atouts.
Envoyez-les par mail à pour le 28 février 2026 au plus tard.
Après une première sélection, nous inviterons un nombre limité de candidats à un entretien. La sélection se fera sur la base des compétences et de la motivation.
WE MEDIA
WE MEDIA is de nationale federatie van Belgische uitgevers van periodieke pers en telt meer dan120 uitgevers.
De federatie heeft als missie de belangen van uitgevers van magazines te verdedigen en de maatschappelijke rol van mediabrands die op een professionele én onafhankelijke manier informatieve content creëren te versterken.
WE MEDIA biedt haar leden een brede waaier ondersteunende diensten: juridisch advies, uitgeversperskaart, infosessies & opleidingen, netwerkmomenten, vertegenwoordiging in nationale en internationale mediagerelateerde organisaties (Raad voor de Journalistiek, JEP, FIPP, …), research, communicatie, lobbying, facilitering van de reprografierechten, facilitering van bezoeken aan internationale congressen & events, …
JOB DESCRIPTION
Als Management Assistent ben je de betrouwbare rechterhand van de Secretaris Generaal. Je combineert nauwkeurigheid, discretie en proactiviteit met organisatietalent, en zorgt ervoor dat de dagelijkse werking vlot en professioneel verloopt. Je bent een cruciale schakel die structuur brengt en mee het verschil maakt in een omgeving waar efficiëntie en vertrouwen centraal staan.
Dankzij jouw scherp oog voor detail en jouw verantwoordelijkheidszin kunnen de Secretaris Generaal en de Data Officer blind op jou rekenen om documenten, facturen, communicatie en afspraken correct en tijdig te verzorgen.
JOUW KERNVERANTWOORDELIJKHEDEN:
Algemene administratieve en organisatorische ondersteuning (30%):
Contacten op een correct en professioneel manier onthalen
Onderhouden en updaten van de database
Bewaking van deadlines en voorbereiding van administratieve correspondentie
Voorbereiding van vergaderingen (fysisch of digitaal) en ondersteuning door het opstellen van notulen en rapporten alsook vlekkeloze opvolging.
Agendabeheer behoort tot de mogelijkheden alsook het organiseren van interne en externe meetings.
Verzorgde Powerpoint presentaties maken
Financiële en operationele ondersteuning (30%):
Offertes, facturen en rappels opstellen en opvolgen.
Het jaarlijkse budget opvolgen, samen met de Secretaris Generaal
Een efficiënte administratie bijhouden
Professionele contracten opstellen
Communicatie en marketing ondersteuning: (20%)
De communicatie naar interne en externe stakeholders (website, nieuwsbrieven, social media) ondersteunen.
De statistieken van de website en de nieuwsbrieven in het oog houden en rapporteren.
Promotiemateriaal bestellen en opvolgen.
JOUW PROFIEL:
Je beschikt over een bachelor in Office Management, Bedrijfsbeheer of een gelijkwaardige richting.
Je hebt ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of Personal Assistant.
Je geniet van een gevarieerde rol waarin administratie, facturatie, communicatie en markering samenkomen.
Kennis van het medialandschap is een troef.
Je voelt je thuis in een context waar flexibiliteit en initiatief gewaardeerd worden.
Je bent vlot met MS Office en weet digitale tools efficiënt in te zetten om structuur en overzicht te bewaren.
Nederlands is jouw moedertaal en je hebt een goede kennis van het Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Enige kennis van het Engels is een pluspunt.
Je bent nauwkeurig, georganiseerd, en betrouwbaar. Je bent discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie. Je werkt gestructureerd, je bent zelfstandig en denkt proactief mee, met een scherp oog voor detail.
Je hebt een hands-on mentaliteit en neemt graag verantwoordelijkheid. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en behoudt het overzicht.
WAT WIJ JOU BIEDEN:
- Een contract (80%) van onbepaalde duur, waarvan 3 dagen op kantoor (Haeren)
- Competitief loonpakket (maaltijdcheques van €8 - forfaitaire vergoeding homeworking – groeps- en hospitalisatieverzekering)
- Jouw vrije dag + de dag waarop je van thuis uit werkt worden samen met de Secretaris Generaal besproken.
- Indiensttreding: begin mei 2026.
ZIN OM TE SOLLICITEREN?
Bezorg ons jouw cv en motivatiebrief van max. 800 woorden waarin je toelicht wie je bent, waarom je voor WE MEDIA wil werken en wat jouw troeven zijn.
Mail deze naar tegen uiterlijk 28 februari 2026.
Na een eerste selectie nodigen we een beperkt aantal kandidaten uit voor een gesprek. De selecties gebeuren op basis van competenties en m
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