Détails de l'annonce
Type d'emploi : Contrat à durée indéterminée
Type de contrat : Temps plein
Fonction : Ressources humaines
Date de publication : 23/06/2025
Date limite : 31/07/2025
Profil
Formation de base et/ou expérience
1. Formation de niveau universitaire ou formation de bachelier juridique et/ou RH ou expérience équivalente
2. Une expérience pertinente dans un emploi similaire de minimum 3 ans
3. Connaissances juridiques/légales : législation sociale, gestion des contrats, marchés publics, RGPD, successions, …. Disposé.e à développer ces connaissances.
4. Très bonne connaissance "utilisateur" des logiciels informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint et Outlook). La connaissance d’outils CRM est un plus.
5. Excellente connaissance du français (expression écrite et orale)
6. Très bonnes connaissances de l’anglais. Des connaissances en espagnol sont un plus
7. Bonne capacité à comprendre et traiter des informations chiffrées
Attitudes et comportements
8. Intérêt pour la coopération internationale et motivation pour le secteur associatif
9. Adhésion aux valeurs d'Iles de Paix et aux principes d’intégrité promus par Iles de Paix
10. Discrétion et respect de la confidentialité
11. Dynamisme, capacité d’empathie, esprit d’équipe
12. Organisation et rigueur
13. Autonomie, proactivité, orienté.e solutions
14. Capacité d’adaptation, gestion multitâche
15. Bonnes compétences communicationnelles et interpersonnelles
16. Capacité à la gestion collaborative d’une petite équipe et de volontaires
Description
17. Responsabilités principales
Exercer au sein de l’unité Finances, Administration et Ressources humaines (UFARh), avec l’appui d’assistants administratifs/RH et de volontaires, et en bonne synergie avec l’équipe compta/finances et logistique, la responsabilité et l’exécution des activités administratives diversifiées relatives à l’association, aux biens et aux personnes ;
Exercer la fonction de gestionnaire des plaintes intégrité conformément au Code éthique et de conduite de l’association.
La fonction est sous la supervision du responsable de l’unité UFARh.
18. Activités
Le-a responsable administratif-ve organise, coordonne et/ou réalise la gestion administrative des dossiers RH et administratifs gérés dans l’unité. Parmi ceux-ci :
L’administration du personnel siège (y compris volontaires permanents et stagiaires), Luxembourg et expatrié :
19. Production et tenue à jour des templates RH (offres d’emploi, définitions de fonction, contrats, etc.)
20. Appui au recrutement de nouveaux collaborateurs, y compris le personnel volontaire et les stagiaires (publication, screening des CV, planning des entretiens, etc.)
21. Réalisation de tâches liées à l’entrée et à la sortie du personnel (contrat, induction, formation, etc.)
22. Tenue à jour des dossiers du personnel (barèmes, contrats, suivi des mouvements, etc.)
23. Organisation administrative des visites de terrain des collaborateurs à l’étranger
24. Gestion des assurances liées aux personnes
25. Gestion des subsides à l’emploi et à la formation
26. Lancement de l’organisation et suivi des entretiens annuels
27. Cartographie des besoins et élaboration du plan de formation, suivi et appui à la mise en œuvre
L’administration des biens :
28. Organisation de l’administration des bâtiments (gestion des bâtiments de Huy et Bruxelles, gestion des copropriétés, syndic, etc.) et du matériel, en collaboration avec le logisticien et des volontaires permanents
29. Gestion des assurances liées aux biens immobiliers et mobiliers
30. Gestion des véhicules de fonction
31. Organisation du classement (électronique et physique) des dossiers et archives de l’unité
L’administration générale de l’association :
32. Gestion des dossiers de succession : suivi des dossiers, correspondance avec les notaires et autres légataires, organisation des liquidations de succession
33. Appui du responsable Intégrité dans le déploiement de la politique Intégrité
34. Assurer le rôle de référent RGPD
35. Gestion administrative des dons : supervision du traitement et encodage des dons reçus, en collaboration avec l’équipe comptable et les volontaires permanents
36. Mise à jour de la base de données « donateurs » : suivi des retours de courriers postaux et encodage des modifications liées aux données des donateurs, suivi et traitement des demandes des donateurs. Ceci en collaboration avec des volontaires permanents
37. Organisation et facilitation des travaux de traduction via un réseau de volontaires-traducteurs
38. Appui à la rédaction ou relecture de contrats / conventions/ marchés publics / dossier d’obtention de subvention
39. Coordination, rédaction et suivi de nouvelles procédures, notes ou politiques transversales
40. Coordination de la permanence téléphonique de l’association
41. Participation/ pilotage de projets de l’unité et/ou institutionnels
42. Notre offre
- Un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
- Une rémunération en lien avec le secteur et votre expérience ;
- Des chèques-repas (après six mois), une assurance-groupe, un treizième mois, un remboursement des déplacements en transports en commun ;
- Un environnement de travail motivant ;
- Possibilité de télétravail (max. 2 jours / semaine).
Votre dossier de candidature sera constitué comme suit :
43. un CV de maximum 2 pages
44. une lettre de motivation
Il sera envoyé par courriel à l'adresse jobs@ avant le 31 juillet 2025, avec la mention « Responsable administratif(-ve) » suivi de votre Nom et Prénom.
Votre candidature sera traitée en toute discrétion pendant le processus de recrutement.
Iles de Paix valorise la diversité de ses collaborateurs en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d’accès aux sélections pour tous ses candidats. Notre organisation favorise un milieu de travail où les différences individuelles sont reconnues, appréciées et respectées, de façon à développer le plein potentiel de chacun.
Si vous êtes en situation de handicap ou de maladie, n’hésitez pas à nous contacter. Iles de Paix veillera à proposer des mesures d’adaptation raisonnable afin de vous permettre d’accéder au processus de recrutement et à la fonction.
Vous trouverez plus d’informations sur notre site internet : decouvrir/adn/vision-et-mission