Assistant(e) de Direction (H/F)
Language : English
1 day or more /week on site (Brabant-Wallon and/or Brussels)
Consultancy contract until decembre 2026
Sector : pharmaceutical
L'assistant(e) agit en tant que partenaire et point d'ancrage pour ses managers, apportant son aide pour optimiser leur efficacité, développant et appliquant les meilleures pratiques.
Anticiper de manière proactive les besoins des managers est essentiel, tout comme le désir et l'enthousiasme d'apprendre et de comprendre les enjeux stratégiques qu'ils gèrent.
RESPONSABILITES PRINCIPALES
L'assistant travaille directement avec son responsable (Global Head of Quality), CEO et autres cadres du groupe.
Les autres interactions se déroulent avec les autres assistants du Headquarter.
Gestion administrative globale :
Gestion d'un calendrier de rendez-vous très dense ; établissement des rapports de notes de frais ; rédaction et préparation de correspondances parfois confidentielles ; organisation de plans de voyage complexes (itinéraires, agendas) et préparation des documents pour les réunions liées aux déplacements.
Priorisation
:
Planifie, coordonne et s'assure que les plannings des managers sont respectés. Joue un rôle de "filtre" (gatekeeper), créant des solutions mutuellement bénéfiques pour l'accès au temps et au bureau des managers.
Communication
: Communique directement, et au nom des managers, avec les pairs et les autres parties prenantes sur les sujets liés à leurs initiatives. L'assistant s'assure de la fluidité de la communication entre les différents intervenants.
Suivi des dossiers :
Recherche, hiérarchise et assure le suivi des questions et préoccupations adressées aux managers, y compris celles de nature sensible ou confidentielle. Détermine la ligne de conduite, l'orientation ou la réponse appropriée.
Autres
Leadership et Projets :
Établit les relations cruciales au succès de l'organisation et gère divers projets spéciaux, dont certains peuvent avoir un impact organisationnel.
PROFIL
* Expérience :
Assistant(e) expérimenté(e) (minimum 5 ans d'expérience en assistanat de direction requis) avec confiance en soi et conscience de soi
* ENGLISH
mandatory and French is a plus
Flexibilité :
Travaillant avec des personnes voyageant beaucoup à l'étranger, vous vous montrez flexible sur votre connexion tout en respectant votre équilibre vie privée/vie professionnelle
Autonomie
Rigueur :
Dévouement à fournir un travail d'excellente qualité, souci du détail et proactivité
Organisation :
Excellentes capacités de planification
Confidentialité :
Capacité démontrée à traiter des dossiers sensibles avec une discrétion absolue.
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (PowerPoint, Excel, Word) et capacité d'adaptation rapide aux nouveaux systèmes informatiques
Savoir-être :
Diplomatie, esprit d'équipe, résilience
Apprentissage :
Curiosité intellectuelle - adaptabilité quant au secteur d'activité (vocabulaire technique dans un environnement pharmaceutique)
This experience is a real opportunity to have a network in de pharmaceutical sector.
Vous souhaitez postuler à cette fonction, adressez votre candidature à Laura Scavuzzo :
randstadbe #assistant #pharma
More details :
Gestion de l'agenda, correspondance et demandes d'information :
* Gère les appels, courriels et courriers ; évalue les priorités et assure le suivi ; organise et coordonne les agendas pour une gestion efficace du temps et une charge de travail équilibrée.
* Analyse les courriels pour comprendre les dossiers en cours et les priorités du groupe.
* Planifie proactivement les réunions récurrentes (réunions d'équipe, parties prenantes, etc.) sur une base annuelle pour garantir les créneaux et les salles, en coordination avec le calendrier global de l'organisation.
* Sert de liaison au sein du département et entre les contacts externes et internes.
* Produit des présentations créatives (type PowerPoint) pour les réunions et événements professionnels.
* Utilise les outils collaboratifs (systèmes de partage de documents et de fichiers) pour optimiser le flux de travail et partager les documents avec l'équipe.
Organisation de réunions, événements et voyages :
* Organise les réunions (internes ou externes) et gère la logistique (lieux, salles, restauration, support technique, visio-conférences, transports locaux).
* Prépare les ordres du jour, les documents nécessaires et coordonne les lectures préalables.
* Rédige les comptes rendus de réunion détaillés (décisions, points de discussion et plans d'action).
* Assure le suivi auprès des participants pour garantir que les actions sont comprises et réalisées dans les délais.
* Organise les voyages de manière proactive (itinéraires, réservations) avec flexibilité pour s'adapter aux changements fréquents.
Budget et dépenses :
* Surveille le budget du département, examine périodiquement les centres de coûts et veille au respect du budget des événements.
* Crée les bons de commande et gère le processus de facturation.
* Prépare les rapports de dépenses dans le logiciel dédié et veille à leur soumission en temps voulu.
Coordination de projet et engagement d'équipe :
* Contribue aux projets clés des managers en soutenant leur coordination et leur suivi.
* Participe à l'accueil et à l'intégration des nouveaux arrivants.
* Planifie des événements de cohésion d'équipe (team building) et des célébrations individuelles.