Niveau d'études
Secondaire supérieur
Degré
Assistant
Lieu d'embauche
DGJ - DSU - APPUI OPERATIONNEL
Avenue de la Cavalerie 2, 1040 Etterbeek
Date limite d'inscription
Nombre maximum d'inscriptions
15
Numéro de référence
125902/S6T
Description d'emploi
En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le
déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
Exemples de tâches :
* Elaborer des formulaires
* Contrôler l'authenticité et la validité des documents
* Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif
* Envoyer des lettres pour une personne ou un service
* Faire des copies et constituer des dossiers de documentation
* Assurer le rôle de secrétaire administratif
* Préparation des salles de réunion (café, mise en place, fléchage, ...)
En tant que gestionnaire de dossiers, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la réglementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir
tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la
finalisation du dossier.
Exemples de tâches :
* Recevoir le dossier ou des informations en rapport avec celui-ci
* Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources et/ou les rechercher des informations dans différents fichiers
* Vérifier si l'information dans le dossier est complète et correcte
* Exécuter les étapes prévues du dossier suivant les procédures ou règles
* Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur
* Ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles
* Assumer le rôle de chef bloc (faire un suivi des problèmes infrastructure,...)
En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de
disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
Exemples de tâches :
* Effectuer toutes les démarches administratives afférentes à l'obtention ou au retrait d'une habilitation de sécurité pour un membre de la direction
* Consulter les différentes bases de données de gestion du personnel pour assurer un traitement correct de la demande du membre du personnel
* Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus
* Analyser et/ou contrôler les données introduites ou à introduire
* Créer des rapports et des listes sur base de la banque de données
En tant que soutien HRM, réaliser des tâches et activités HRM suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale du personnel mis à la disposition de l'entité.
Exemples de tâches :
* Assurer le suivi des prestations des membres du personnel de l'entité
* Assurer le suivi des indisponibilités des membres du personnel de l'entité
* Planifier les obligations de contrôle en matière de surveillance santé
* Tenir à jour les dossiers personnels des membres du personnel de l'entité
* Rédiger et suivre les notes et courriers relatifs à la gestion du personnel
En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou
services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
Exemples de tâches :
* Répondre, par téléphone ou par mail à toute demande de renseignement de l'ensemble du personnel de DSU ou de clients externes
* Renvoyer les clients vers les personnes/services compétents
* Réceptionner et transmettre des messages
* Fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux personnes
* Accueil des visiteurs, et accompagnement au sein des bâtiments de DSU