Détails de la société
L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.
Fonction
Sous la direction de la secrétaire responsable de secteur médical, vous contribuerez avec vos collègues à :
1. Gérer les dossiers des patients : rapports des patients/résidents, protocoles, lettres de sortie pour les médecins traitants, formulaires de transfert, formulaires d’admission, …;
2. Vérifier si les dossiers sont complets et si tous les documents sont correctement remplis ;
3. Assurer la coordination du trajet de patients à profil spécifique : centralisation des données patients, création et gestion d’une base de données, suivi étape par étape, coordination des examens complémentaires en fonction du résultat des examens précédents selon les directives médicales;
4. Mise à jour des différentes bases de données patients et rédaction régulière de statistiques pour différents aspects de l’activité médicale (chiffres, pourcentages, graphiques sur Excel);
5. Classer et archiver les rapports et dossiers en concertation avec le service archives ;
6. Trier, répartir et assurer l'envoi du courrier interne et externe ;
7. Gérer les appels téléphoniques ;
8. Suivre les conventions si existantes dans le département médical ;
9. Gérer l’administration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures d’impression des dossiers médicaux, etc.) ;
10. Organiser ponctuellement des évènements ;
11. Gérer l’économat ;
12. Encadrer des stagiaires et jobistes.
Profil
13. Vous êtes titulaire d’un graduat en secrétariat de direction option médicale et vous justifiez d’une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire.
14. Vous maîtrisez la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
15. Vous possédez des notions en anglais et néerlandais (lu, écrit et parlé).
16. Vous possédez une aisance relationnelle et êtes polyvalent(e).
17. Vous êtes ponctuel(le), efficace, autonome, organisé(e), discret(e), vous avez toujours le sourire, et vous êtes fiable tant au niveau de l’exécution des tâches, qu’en matière de confidentialité.
Offre
18. Un contrat à durée déterminée de 6 mois - 30,4h/semaine Pour les candidats externes : un contrat à durée déterminée de 6 mois avec possibilité de CDI après 2 ans en CDD Pour les candidats déjà salariés H.U.B : maintien du contrat de travail de base (CDI) avec possibilité de mission
19. Avantages annexes :
20. Prime de fin d’année
21. Tickets repas de 5,20€ (4,09€ de part employeur)
22. 29.5 jours de congés (après 1 an de prestation-temps plein) et 12 jours de repos compensatoire
23. Assurance de groupe (invalidité, pension, décès)
24. Avantages « santé » pour les employés lors d’hospitalisations ou de consultations
25. Remboursement des frais de transports
26. Formations et séminaires tout au long de la carrière
27. Politique bien-être et santé au travail
28. Facilités et Services :
29. Parking gratuit – Métro à proximité
30. Possibilité d'accès à une crèche
31. Abonnement aux activités sportives des campus ULB
32. Stages pour les enfants du personnel
33. Intervention dans le Minerval ULB pour les enfants du personnel
34. Parcours méditatif sur le campus
35. Restaurant d’entreprise, snacks, service de presse
36. Bénévolat au sein d’associations
Modalités d’introduction des candidatures :
Veuillez introduire votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).