DESCRIPTION DU POSTE
Intitulé du poste :
Réceptionniste Administratif(ve) (m/f/x)
MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
Missions et responsabilité :
Responsable de l'accueil physique et téléphonique, de l'orientation des visiteurs, et de la gestion de certaines tâches administratives liées à l'accueil. Ce poste est clé pour offrir une première impression positive et professionnelle de l'entreprise.
Assure le bon fonctionnement administratif de l'entreprise en prenant en charge l'ensemble des tâches liées à la gestion des dossiers, l'organisation et le suivi des opérations administratives. Elle joue un rôle clé dans le soutien aux équipes en termes de gestion documentaire, de traitement des informations et de coordination interne.
1. Gestion administrative quotidienne :
Accueil et standard téléphonique : Réceptionner et orienter les appels téléphoniques, accueillir et orienter les visiteurs, clients et partenaires.
Gestion du courrier : Réceptionner, trier et distribuer le courrier (postal et électronique), rédiger et envoyer des correspondances.
Gestion documentaire : Classer et archiver les documents (physiques et électroniques), gérer les bases de données et les dossiers administratifs.
2. Soutien à la gestion des dossiers :
Traitement des dossiers : Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers (clients, fournisseurs, projets internes), préparer et suivre les documents administratifs nécessaires.
3. Suivi des procédures administratives :
Gestion des commandes et des factures : Suivre les commandes de fournitures, gérer les factures et assurer la relation avec les fournisseurs.
Gestion des agendas : Planifier et gérer les agendas des responsables, organiser des déplacements professionnels (réservations de transport et d'hébergement).
4. Soutien logistique et organisationnel :
Organisation d'événements : Collaborer à assurer la logistique pour l'organisation d'événements internes (séminaires, formations, conférences).
Gestion des fournitures : Assurer l'approvisionnement en fournitures de bureau et gérer la relation avec les prestataires externes (imprimerie, maintenance bureautique, etc.).
5. Relation avec les parties prenantes :
Relation avec les salariés, les clients et fournisseurs : Gérer les demandes administratives des clients et fournisseurs, relayer les informations nécessaires entre les parties concernées.
Communication interne : Diffuser les informations internes aux équipes, organiser la transmission des informations administratives entre les différents services.
CONDITIONS D'EXERCICE
Conditions de travail :
Travail en bureau
Horaires réguliers
Tickets restaurant
Parking gratuit
Compétences et aptitudes requises :
Maitrise des outils bureautiques
Excellente expression écrite et orale en français, allemand et anglais.
Sens du service et de l'accueil
Discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
Autonomie
Rigueur et gestion des priorités