Bij Swimcool leren we jaarlijks duizenden kinderen zwemmen in kleine groepjes, met oog voor kwaliteit, veiligheid en plezier. Onze organisatie groeit snel en draait op een enthousiast team van lesgevers, planners, kwaliteitsverantwoordelijken en coördinatoren. Om alles op kantoor vlot te laten verlopen, zoeken we een gedreven kantoorverantwoordelijke / office manager die structuur brengt, het overzicht bewaart en onze mensen ondersteunt. Team & coördinatie Je stuurt het kantoorteam (3 medewerkers) aan, ondersteunt hen en zorgt dat iedereen weet wat wanneer moet gebeuren. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's bij vragen of knelpunten. Je begeleidt nieuwe medewerkers, zorgt dat ze zich snel thuis voelen en goed ingewerkt zijn. Je coördineert onze zwemlessen en turbolessen: van startmails tot opvolging van deelnemers en locaties. Je volgt de evolutie van kindjes op, verdeelt groepen her in, en houdt contact met hoofdlesgevers. Communicatie & administratie Je zorgt samen met onze communicatieverantwoordelijke dat ouders goed ge nformeerd blijven via nieuwsbrieven, infomails en onze communicatiekanalen. Je volgt vragen, klachten en annulaties op en zoekt mee naar oplossingen. Je onderhoudt het contact met onze zwembaden en locaties (nieuwe data, afspraken, meldingen, …). Je beheert lijsten, ledenbestanden en ons opleidingsplatform. Je bereidt vergaderingen voor, maakt verslagen op en volgt actiepunten op. Je bent eindverantwoordelijke voor de dagelijkse werking van het kantoor. Je volgt ongevallen en verzekeringsdossiers op met de nodige zorg en communicatie. Je werkt nauw samen met de directie en zorgt voor duidelijke briefings. Je neemt initiatief om processen te verbeteren en de werking te optimaliseren. Als office manager ben jij het kloppende hart van ons kantoor. Je coördineert de dagelijkse werking van onze zwemscholen en stuurt een enthousiast team van drie collega's aan. Je zorgt ervoor dat ouders, lesgevers en locaties altijd op de hoogte zijn — en dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Je communiceert vlot en vriendelijk – zowel schriftelijk als telefonisch Je bent een sterke organisator die houdt van overzicht, structuur en afwerking. Je bent sociaal, empathisch en communicatief, en kan goed schakelen tussen ouders, lesgevers en collega's. Je hebt leidinggevende kwaliteiten en kan mensen motiveren. Je werkt nauwkeurig, maar verliest het plezier niet uit het oog. Ervaring in administratie, planning of teamcoördinatie is een grote plus. Kennis van Excel, Office 365, planningstools (zoals Monday.Com) is mooi meegenomen. Je hebt affiniteit met zwemmen, kinderen of jeugdwerking Communicatie, Planning, Nieuwsbrief, Zwemmen, Administratie, Management, MS Excel, MS Office Suite, Schermen, Teamcoördinatie