Bedrijfsomschrijving
Onze klant maakt deel uit van een grote bedrijvengroep met meerdere vestigingen in Europa. Met een uitgebreid team van ervaren medewerkers behoort deze organisatie tot de grotere onafhankelijke spelers binnen haar sector.
De organisatie is actief in diverse sectoren, waaronder voedingsindustrie, chemie, metaalverwerking, water- en afvalbeheer, recyclage en logistiek.
Dankzij een sterke focus op efficiëntie, wendbaarheid en vakmanschap levert onze klant dagelijks kwaliteitsvolle oplossingen op maat van industriële omgevingen.
Functieomschrijving
Als administratief bediende onthaal en projecten vervul je een essentiële rol binnen ons bedrijf. Je bent het eerste aanspreekpunt voor al onze bezoekers, zowel persoonlijk als telefonisch. Jouw vriendelijke en professionele aanpak zorgt ervoor dat iedereen zich welkom en op zijn gemak voelt vanaf het moment dat ze onze deuren passeren.
Je takenpakket is divers en omvat zowel administratieve als ondersteunende functies. Een belangrijk deel van je werk bestaat uit het correct verwerken van alle administratieve taken. Dit omvat een breed spectrum aan verantwoordelijkheden, van het beheren van personeelszaken tot het ontzorgen van onze projectmanagers. Je houdt een nauwkeurig overzicht bij van alle administratieve processen en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
Daarnaast draag je bij aan de dagelijkse werking van het bedrijf door je efficiënte en georganiseerde aanpak. Je bent de schakel tussen verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat informatie en documenten op de juiste wijze worden doorgegeven. Je hebt een goed oog voor detail en bent in staat om complexe administratieve processen te doorgronden en te verbeteren.
Je werkt nauw samen met je collega's en biedt hen ondersteuning waar nodig. Je bent degene die zorgt voor een goede communicatie en coördinatie binnen het team. Door je inzet en toewijding draag je bij aan een positieve werksfeer en een efficiënte bedrijfsvoering.
Kortom, als administratief bediende onthaal en projecten ben je een spil in ons bedrijf. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, zowel voor onze bezoekers als voor onze medewerkers. Jouw organisatorische vaardigheden, aandacht voor detail en vriendelijke benadering maken je tot een onmisbaar lid van ons team.
**Taken:**
**Onthaal:**
- Ontvangen en verwelkomen van bezoekers met een glimlach, waardoor iedereen zich direct op zijn gemak voelt.
- Beantwoorden en doorverbinden van inkomende telefoongesprekken op een professionele en vriendelijke manier.
- Opvolgen van de algemene mailbox en zorgen voor een tijdige en adequate respons op binnenkomende berichten.
- Verzorgen van diverse kantooradministratie, waaronder het verwerken van post, archiveren van documenten en data-invoer, om een georganiseerde werkplek te handhaven.
- Bestellen van kantoorbenodigdheden en opvolging met leveranciers om ervoor te zorgen dat het kantoor altijd voorzien is van de nodige materialen.
**Milieu & Veiligheid**
- Opvolgen van ISO 9001- en ISO 14001-documentatie, procedures en registraties.
- Beheren en actualiseren van documenten rond kwaliteit, milieu en veiligheid.
- Beheren van VGM-documenten zoals risicoanalyses, werkvergunningen, verslagen en toolboxen.
- Verwerken van gegevens rond afval, milieuverplichtingen en wettelijke administratie.
**Ondersteuning collega's en personeelszaken:**
- Uitwerken en registreren van offertes om potentiële klanten een duidelijk en aantrekkelijk voorstel te doen.
- Ingeven van orders in het CRM systeem om een accurate en up-to-date database te behouden.
- Opvolgen van planning en tijdsregistratie van de medewerkers, controle van de uren van onderaannemers, etc. Dit zorgt voor een vlotte uitvoering van projecten en terugkoppeling naar HR en Projectleiding.
- Registreren van aanmeldingen op de werven in verschillende systemen van de klant en de overheid. Hierbij behoud je het algemene overzicht van aanmeldingen per project en volg je nauw op om naleving en veiligheid te garanderen.
- Opvolgen en archiveren van administratieve documenten en rapporten voor de werven, zoals toolboxen, certificaten en HSEQ documenten, om een geordende en toegankelijke documentatie te waarborgen.
- Opvolgen van communicatie en documentatie omtrent verzekeringen om ervoor te zorgen dat alle wettelijke en contractuele vereisten worden nageleefd.
Functie-eisen
**Vereisten:**
- **Opleiding:** Je hebt een diploma secundair onderwijs of een bachelor in een administratieve richting. Indien je geen formele opleiding hebt, kan dit gecompenseerd worden door relevante ervaring van minstens 5jaar.
- **Ervaring:** Minimaal 5 jaar ervaring in een administratieve functie is vereist. Ervaring in een veeleisende omgeving is een absolute must. Heb je ervaring binnen de bouwsector? Dat is een zeer groot pluspunt! Affiniteit met bouw en of petrochemie moet wel blijken in jouw kandidatuur.
- **Technische vaardigheden:** Een goede kennis van MS Office-toepassingen is essentieel voor deze functie. Kennis van CMR programma's zijn essentieel en moeten aantoonbaar zijn adhv ervaring.
- **Taalvaardigheid:** Je bent zeer goed Nederlandstalig, zowel in woord als geschrift. Daarnaast heb je de mogelijkheid om je uit te drukken in het Engels, wat een pluspunt is voor internationale communicatie.
-**Beschikbaarheid:** Je bent bereid om voltijds te werken, in een 38 uren stelsel.
- **Persoonlijke eigenschappen:**
- Je bent proactief en neemt graag verantwoordelijkheid.
- Je hebt een sterk oog voor kwaliteit en kan zelfstandig werken.
- Je bent een teamspeler die oplossingsgericht denkt en handelt.
Deze combinatie van opleiding, ervaring en persoonlijke eigenschappen maakt je tot een ideale kandidaat voor deze administratieve functie.
Arbeidsvoorwaarden
**Ons aanbod:**
- **Gevarieerde job:** Een uitdagende en gevarieerde functie die je de mogelijkheid biedt om jezelf te ontwikkelen en te groeien.
- **Warme, collegiale werkomgeving:** Een werkplek waar je je gewaardeerd en ondersteund voelt, met een sterke focus op teamwerk en samenwerking.
- **Marktconform salaris:** Een competitief salaris dat je financiële zekerheid biedt.
- **Extralegale voordelen:**
- Groepsverzekering
- Hospitalisatieplan
- Maaltijdcheques
- Terbeschikkingstelling van een GSM en laptop
- **Groeiend en dynamisch bedrijf:** Een kans om deel uit te maken van een bedrijf dat zich constant ontwikkelt en groeit.
- **Open en informele cultuur:** Een bedrijfscultuur gebaseerd op open communicatie, wederzijds respect en een gemeenschappelijke inzet voor excellentie.
- **Persoonlijke ontwikkeling:**
- Nodige ondersteuning om je vaardigheden en kennis te verbeteren
- Opleidingen en praktijktrainingen om je carrière te bevorderen
- **Innovatie en creativiteit:** Mogelijkheid om je ideeën en inzichten te delen en te implementeren, met een focus op innovatie en creativiteit.