Functieomschrijving
Als executive assistant / directiesecretaresse ben je een onmisbare schakel binnen het directieteam. Je zorgt voor een professioneel en proactief secretariaat, bewaakt de administratieve kwaliteit en bent spilfiguur in de opvolging van diverse overlegorganen. Je ondersteunt de directieleden inhoudelijk en organisatorisch, bereidt vergaderingen en dossiers voor en bent mee verantwoordelijk voor een vlotte informatie- en planningsstroom.
Secretariële & administratieve ondersteuning
1. Je beheert de agenda’s en mailboxen van de directie, maakt afspraken, plant vooruit en prioriteert waar nodig. Je stemt dit nauw af met je collega en werkt proactief samen om de dienstverlening continu te garanderen.
2. Je verzorgt (digitale) correspondentie en bereidt documenten inhoudelijk voor.
3. Je zorgt voor een professionele en klantvriendelijke telefoonpermanentie.
4. Je ontvangt bezoekers en ondersteunt inhoudelijke en praktisch bij vergaderingen en events, met respect voor vertrouwelijke informatie.
Vergaderingen & overlegorganen
5. Je bereidt ondernemingsraad, CPBW en interne commissies voor, notuleert en volgt actiepunten op.
6. Je waakt over deadlines en informeert de directie tijdig over belangrijke aandachtspunten, waarbij je constructief en oplossingsgericht samenwerkt met alle betrokkenen.
Dossierbeheer & rapportering
7. Je verzamelt en structureert informatie en stelt dossiers en rapporten samen, met oog voor volledigheid, detail en tijdige aanlevering.
8. Je werkt zorgvuldig en professioneel, en houdt rekening met de vertrouwelijkheid van de informatie.
Communicatie & interne informatiedoorstroming
9. Je volgt inkomende en uitgaande communicatie op en zorgt dat informatie correct wordt doorgegeven.
10. Je ondersteunt interne communicatiecampagnes en draagt bij aan een vlotte en respectvolle doorstroming van informatie naar collega’s en directie.
Organisatie & logistieke ondersteuning
11. Je helpt bij events, interne initiatieven en verkiezingen.
12. Je beheert bureaumateriaal en ondersteunt de praktische werking van vergaderingen en de directieverdieping.
Profiel
13. Je hebt een bachelor (bij voorkeur in Office Management, Management Assistant of gelijkwaardig door ervaring).
14. Je bent administratief nauwkeurig, georganiseerd en communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling.
15. Je gaat discreet en professioneel om met vertrouwelijke dossiers en informatie.
16. Je werkt zelfstandig, maar stemt vlot af en denkt mee met je collega-directiesecretaresse en de directie.
17. Je bent proactief en oplossingsgericht, en draagt actief bij aan een vlot draaiend directiesecretariaat.
18. Je bent flexibel, klantgericht en kan prioriteiten stellen in een dynamische omgeving.
Wij bieden
Bij ons kan je rekenen op betrokken collega's in een "dichtbij beter"-werkomgeving. We vinden het belangrijk te blijven groeien en bieden dan ook heel wat opleidings- en ontwikkelingskansen. Verwacht je jaarlijks aan een veelvoud van medewerkersactiviteiten en attenties om de teamspirit extra in de verf te zetten.
We bieden een tewerkstellingspercentage van 80%. De verloning gebeurt volgens de ziekenhuisbarema´s aangevuld met extralegale voordelen waaronder groepsverzekering, gratis hospitalisatieverzekering, hospitalisatieverzekering voor gezinsleden aan een erg voordelig tarief, vergoeding woon-/werkverkeer en parking, eindejaarspremie, vakantiegeld, aansluiting bij Samenaankoop KU Leuven en heerlijke maaltijden aan sterk verminderd tarief.