Als Receptionist vertegenwoordig je het imago van het bedrijf en zorg je voor een professionele, warme en onberispelijke ontvangst van medewerkers, bezoekers en partners.
Ontvangst :
* Zorg voor een volledige, gastvrije en professionele werking van de receptie tijdens de vastgelegde openingsuren.
* Ontvang en verzend inkomende en uitgaande post, pakketten en zendingen.
* Zorg voor de correcte doorsturing van post naar de juiste afdelingen, inclusief juridische diensten.
* Beheer de communicatie van de receptie via e-mail, chat en telefoon.
* Maak onderhoudstickets aan en draag bij aan hun snelle en efficiënte oplossing.
* Maak tickets aan bij interne ondersteunende teams (IS&T, Wrike, Global Security, …).
* Zorg ervoor dat de receptie en vergaderruimtes altijd schoon en netjes zijn.
* Ondersteun de organisatie van lokale evenementen (opzetten van ruimtes, catering, externe vergaderruimtes).
* Ondersteun het bestelproces van verbruiksartikelen (kantoorartikelen, dranken, …).
* Ondersteun de dagelijkse facilitaire operaties en de Facility Manager bij ad-hoc taken.
* Organiseer transport (taxi’s en andere middelen) voor medewerkers en bezoekers.
* Train uitzendkrachten om continuïteit van receptietaken te waarborgen.
* Beheer parkeerplaatsen en opslagruimtes.
* Volg en stuur facturen en herinneringen door naar de juiste contactpersonen.
Single Point of Contact op de site
* Werk samen met het facilitair management en meld schade aan de eigenaar.
* Coördineer facilitaire verbeterprojecten.
* Werk samen met Operations Management en ondersteun specifieke programma’s en projecten.
* Coördineer de communicatie met lokale facilitaire dienstverleners en bied administratieve ondersteuning.
* Je hebt ervaring in receptie, office management, facility management of een vergelijkbare functie.
* Je bent klantgericht, professioneel en service-minded.
* Je bent gestructureerd, nauwkeurig en georganiseerd.
* Je werkt zelfstandig en neemt initiatief.
* Je communiceert gemakkelijk met verschillende gesprekspartners.
* Je hebt een goede beheersing van MS Office.
* Je bent perfect tweetalig Nederlands–Engels of Nederlands–Frans.
* Je beschikt over een BA4-certificaat of bent bereid dit te behalen.