Rôle du Gestionnaire Logistique et Comptable
* Assurer la gestion comptable et administrative à hauteur de 80 %, et le soutien au secrétariat de première ligne à hauteur de 20 %.
Missions Principales
* Assister les professeurs et/ou chercheurs dans la gestion et le suivi financier des comptes et conventions : aide à la prévision des coûts (de personnel et matériel), aide à la justification et respect des échéances, suivi des imputations des charges et refus éventuels.
* Analyser et contrôler les comptes attribués, et assurer une information régulière auprès de leurs (co)titulaires : gestion prévisionnelle des dépenses, suivi des fluctuations, respect du budget alloué, reporting comptable, financier et budgétaire.
* Effectuer des opérations logistiques et comptables dans SAP et les applications de l'UCLouvain (commandes, réceptions de marchandises, demandes de factures clientes, gestion des créances internes, opérations de reclassement comptable, approbations).
* Effectuer les démarches administratives et logistiques pour l'engagement et l'installation du personnel scientifique, et pour l'invitation des chercheurs visiteurs.
* Rédaction de lettres d'invitation (membres de jury de thèse, visiteurs de courte durée).
* Organisation de colloques dans ses aspects financiers (établissement des budgets, recherche de sponsor et fixation du montant de l'inscription, facturation) et administratifs-logistiques (recherche de locaux, organisation des réceptions, création des badges des participants, rédaction des certificats de participation).
* Gestion du bâtiment (logistique, achats liés aux marchés publics, cartes parking/accès).
Cette description est susceptible d'évoluer en fonction des besoins.
Compétences Requises
* Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilité ou diplôme, de niveau bachelier, avec expérience en comptabilité/gestion financière.
* Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft : Word, Excel).
* Capacités de communication (oral et écrit) en anglais (niveau B2 souhaité).
* Sens de l'accueil, du service, esprit d'équipe et facilité de contact avec différents interlocuteurs.
* Esprit d'initiative et capacité d'organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d'établir des priorités.
* Sens des responsabilités, de la discrétion et convivialité.
* La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un atout.
* Proactivité pour aller chercher l'information.
* Esprit de synthèse et capacité d'analyse.
Fonctionnalités Avancées
* Gestion prévisionnelle des dépenses.
* Reporting comptable, financier et budgétaire.
* Reconnaissance automatique des documents numériques.
Vos Atouts
* Une expérience dans un environnement de recherche sera considérée comme un atout.
* Un diplôme de niveau master ou supérieur en comptabilité ou gestion financière.
],