Studieniveau
Hoger secundair
Graad
Assistent
Plaats van tewerkstelling
DGJ -DSU - OPERATIONELE STEUN
Ruiterijlaan 2, 1040 Etterbeek
Uiterste inschrijvingsdatum
Max. aantal inschrijvingen
15
Referentienummer
125902/S6T
Jobomschrijving
Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale
verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
Voorbeeld taken:
* Formulieren ontwikkelen
* De authenticiteit en de geldigheid van documenten controleren
* Dossiers administratief beheren en opvolgen
* Brieven versturen voor een persoon of een dienst
* Fotokopiëren en opmaken van documentatie bestanden
* De functie van administratieve secretaris verzekeren
* Vergaderzalen klaarmaken (koffie, voorbereiden, signalisatie,...)
Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op
basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
Voorbeeld taken:
* Een dossier of informatie in verband met het dossier ontvangen,
* Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen en/of ze opzoeken in verschillende bestanden
* Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is
* De vastgelegde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels
* Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures
* Bestanden of andere voor de entiteit pertinente informatie ordenen en rangschikken volgens de geldende procedures en regels
* De rol van blok verantwoordelijke (opvolging van problemen inzake infrastructuur,...)
Als gegevensbeheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle
noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
Voorbeeld taken:
* Alle administratieve stappen kunnen uitvoeren voor het bekomen of intrekken van een veiligheidsmachtiging van een lid van de directie
* De verschillende gegevensbanken betreffende het personeelsbeheer raadplegen voor een correcte behandeling van de vraag van het personeelslid
* De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren
* In te voeren of reeds ingevoerde gegevens analyseren en/of controleren
* Op basis van de gegevensbank verslagen of lijsten maken
Als ondersteuning HRM, HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld
optimaal te beheren.
Voorbeeld taken:
* De prestaties van de personeelsleden van de entiteit opvolgen
* De onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de entiteit opvolgen
* De controleverplichtingen op gebied van gezondheidstoezicht plannen
* De persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit up-to-date houden
* Nota's en briefwisseling opmaken gelinkt aan het beheer van personeel
Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten
doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
Voorbeeld taken:
* Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van personeelsleden DSU of externe klanten
* De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
* Berichten ontvangen en doorgeven
* De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen
* Ontvangst van bezoekers en begeleiging in het gebouw