Ben je op zoek naar een interessante job in een dynamisch team ? Een job waar opleiding mogelijk is om je kennis verder uit te breiden? Twijfel dan niet langer. Je komt terecht in een onderneming die veel belang hecht aan een gezonde work-life balans. Er is bovendien een goede bereikbaarheid met het openbaar vervoer.
De adviseur leidt de sectie “Operationele coördinatie en administratieve ondersteuning”.
Hij bereidt alle aanvragen van administratieve autoriteiten voor om hun personeelsleden aan een veiligheidsverificatie te laten onderwerpen, formaliseert en analyseert ze. Hij beantwoordt de vragen en organiseert de nodige vergaderingen met deze autoriteiten en partnerdiensten.
Hij zorgt ervoor dat vragen en verzoeken van alle administratieve autoriteiten en klant- of partnerafdelingen binnen een redelijke termijn worden afgehandeld. Hij ondersteunt zijn personeel bij geschillen of complexere dossiers.
Hij zorgt ook voor het PLIF-beheer van de dienst.
Hij neemt deel aan de ontwikkeling van beleidslijnen op de verschillende activiteitendomeinen om het management in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen.
Als sectiehoofd is hij betrokken bij het beheer van de dienst en neemt hij deel aan strategische en personeel beheersmatige beslissingen.
FUNCTIEOMSCHRIJVING
Als omkaderend personeel de ter beschikking gestelde mensen en/of middelen optimaal en in overeenstemming met het beleid van de hiërarchie beheren om de vastgelegde doelstellingen te bereiken.
Voorbeelden van taken:
- De medewerkers concrete instructies of opdrachten geven;
- Toezien op de kwaliteit en de uitvoeringstermijnen van de taken en verbeteringen aanbrengen indien nodig;
- Met behulp van de gepaste middelen steeds zicht hebben op de lopende dossiers binnen zijn sectie;
- Nagaan of de richtlijnen worden nageleefd (bv. invoeren van de dossiers in de gegevensbanken, correct gebruik van de middelen die ter beschikking staan).
Als ploegverantwoordelijke de collega's voor wie hij verantwoordelijk is, begeleiden in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling om iedereen in staat te stellen zijn kennis en competenties te ontwikkelen en om een positief en constructief werkkader te stimuleren.
Voorbeelden van taken:
- Constructieve feedback geven en wijzen op de verbeterpunten van de medewerkers;
- De medewerkers opleiden op de werkplaats;
- De medewerkers responsabiliseren;
- Helpen bij het zoeken naar informatie met het oog op de uitvoering van de taken;
- De behoeften op het vlak van ontwikkeling van de medewerkers nagaan/in kaart brengen en aangepaste acties voorstellen.
Als dossierbeheerder dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
Voorbeelden van taken:
- Besluiten van de Federale Politie controleren, analyseren en opstellen naar aanleiding van aanvragen van administratieve autoriteiten om bepaalde personeelsleden aan een veiligheidsverificatie te onderwerpen;
- Antwoorden opstellen naar aanleiding van aanvragen van klanten;
- Voor de follow-up van dossiers zorgen in verband met het beheer van PLIF.
Als analist de processen, procedures en/of tools in zijn activiteitendomein doen evolueren om de dienstverlening aan de klanten en de partners te verbeteren.
Voorbeelden van taken:
- Kritische analyses van de werking van de processen maken in samenwerking met de operationele coördinatoren en supervisors van de dienst;
- Analyseren van de veiligheidsverificatieprocessen vanuit het oogpunt van de optimalisering van de dienst en voor de klanten.
Als vertegenwoordiger op een professionele manier de contacten en relaties met de interne en externe gesprekspartners verzekeren om de zichtbaarheid van de organisatie te verhogen en te zorgen voor een transparante, eenduidige en doeltreffende uitwisseling van informatie.
Voorbeelden van taken:
- Het standpunt van de hiërarchie tijdens werkgroepen meedelen;
- Met de gesprekspartners onderhandelen tijdens vergaderingen;
- Organiseren en leiden van coördinatievergaderingen met de aanvragende administratieve autoriteiten en externe en/of interne partners.
Als technisch deskundige op basis van zijn expertise in zijn activiteitendomeinen analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners om de leidinggevenden in staat te stellen de juiste beleidskeuzes te maken en/of de medewerkers te helpen bij hun taken.
Voorbeelden van taken:
- Beantwoorden van alle complexe vragen in verband met zijn activiteitendomeinen;
- Op aanvraag van de autoriteit of van interne en externe partners op zijn activiteitendomeinen met redenen omkleed advies verstrekken;
- Meewerken aan de uitwerking van de visie en de beleidslijnen op zijn activiteitendomeinen door de autoriteit passend advies te verstrekken.