Missions
La mission principale du titulaire du poste consiste à garantir la mise en place, la gestion et le suivi de la politique d’archivage du CGDIS, tout en veillant à la bonne organisation, conservation et accessibilité des archives analogiques et numériques, en conformité avec les exigences légales et réglementaires:
* Définir et mettre en oeuvre une politique d’archivage conforme aux textes légaux et réglementaires;
* Intégrer les volets analogiques et numériques;
* Garantir la lisibilité, la pérennité, l’authenticité et l’intégrité des archives;
* Appliquer et contrôler le respect du tableau de tri et des durées d’utilité administratives ainsi que des sorts finals;
* Organiser le tri, l’inventorisation et la préparation physique et numérique des archives en vue de leur versement définitif;
* Établir et suivre les bordereaux de conservation et de destruction;
* Assurer le suivi du transfert des archives définitives aux Archives nationales;
* Être l’interlocuteur privilégié interne et externe pour toutes les questions d’archivage;
* Promouvoir la culture de l’archivage au sein du CGDIS;
* Collaborer activement avec le département ICT à la mise en place, au paramétrage et au suivi d’une Gestion Électronique de Documents (GED);
* Participer à la définition des métadonnées, des workflows documentaires et des règles de sécurité;
* Veiller à l’interopérabilité entre archives numériques et systèmes de gestion documentaire.
Profil
Compétences techniques
* Maîtriser des processus de gestion du cycle de vie des documents (création, classement, conservation, destruction);
* Disposer des compétences en records management et en gestion électronique de documents;
* Démontrer des capacités à établir et contrôler des bordereaux de versement, de destruction et de conservation;
* Maîtriser les outils bureautiques et les solutions de GED/SAE;
* Faire preuve de rigueur dans l’organisation, l’inventorisation et la documentation des processus;
* Avoir des connaissances approfondies des normes et réglementations relatives à l’archivage (OAIS, MoReq, etc.);
* Disposer des connaissances en sécurité de l’information et en gestion des accès aux archives numériques;
* Le titulaire du poste doit être détenteur du permis de conduire « B » en cours de validité.
Compétences comportementales
* Conceptualiser : Vous pensez de façon abstraite à l’aide de concepts, vous modélisez et simulez le futur pour concevoir des solutions réalistes;
* Gérer les activités : Vous gérez les activités courantes au travers d’objectifs opérationnels clairs, vous gérez les ressources et suivez la mise en oeuvre des activités;
* Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
* Conseiller : Vous fournissez des conseils et développez une relation de confiance basée sur votre crédibilité, vous faites des recommandations dans l’intérêt de l’organisation et du client-usager;
* Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
* Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
* S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
* S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.
Atouts
* Disposer d’une expérience professionnelle dans le domaine de l’archivage;
* Avoir déjà participé à la mise en oeuvre d’un système de gestion électronique des documents.
Conditions d’admission
Le poste peut être brigué sous le statut du fonctionnaire ou de l’employé de l’État.
Si vous souhaitez postuler sous le statut du fonctionnaire, vous devrez au préalable avoir réussi l’épreuve d’aptitude générale (EAG). Les candidats ayant réussi à l’EAG restent admissibles aux épreuves spéciales pendant une durée de 5 ans (à compter à partir de la décision de la commission d’examen). Obtenez plus de détails sur les conditions d'admission des fonctionnaires de l'État ainsi que sur les conditions d'admission des employés de l'État .
Diplômes
Vous êtes titulaire d’un grade ou diplôme délivré par un établissement d’enseignement supérieur reconnu par l’État du siège de l’établissement et sanctionnant l’accomplissement avec succès d’un bachelor en archivistique ou de son équivalent. Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 6 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications .
Langues
Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe A2.
Nationalité
Vous êtes ressortissant d’un État membre de l’Union européenne.
Important : Seules les candidatures introduites via la plateforme officielle GovJobs.lu seront prises en considération. Toute candidature transmise par un autre canal (e-mail, courrier, etc.) ne pourra pas être retenue.