Medewerker Onderwijs- en studentenadministratie, campus Brussel
(ref. ATP
Laatst aangepast: 14/10/25
De campus van KU Leuven in Brussel ligt in het centrum van de stad, op wandelafstand van het Centraal Station en het historisch centrum. De faculteiten Economie en Bedrijfswetenschappen, Rechtsgeleerdheid en Criminologische Wetenschappen en Letteren bieden er een waaier aan opleidingen aan, zowel in het Nederlands als in het Engels en het Frans.
Voor de Onderwijs- en studentenadministratie van deze campus zoeken wij een medewerker.
Functie
We steunen graag op jou voor het opvolgen van de administratieve processen voor studenten, voor zowel Belgische als internationale studenten. Je staat in voor (her)inschrijving van studenten, de controle en goedkeuring van de studieprogramma's, de verwerking van de examenresultaten en de voorbereiding van deliberaties en proclamaties, het opvolgen van de studentendossiers en de ondersteuning van de ombudsprocessen.
Wat dat precies betekent? Het gaat om een heel gevarieerd takenpakket:
* Je zet je in om de studieloopbaan van alle studenten van inschrijving tot diploma administratief te verwerken. Het gaat zowel om de elektronische verwerking van studentengegevens, het volledige beheer van de studentendossiers als om het verstrekken van diverse soorten attesten.
* Je houdt van een correcte en precieze verwerking van de evaluatieresultaten en bereidt de deliberaties en proclamatie voor. Je ondersteunt de commissie vanuit je sterk administratieve bril en leunt hierbij op je gedegen kennis van het Onderwijs- en Examenreglement.
* Je zorgt voor de controle en goedkeuring van de individuele studieprogramma's van de studenten en voor het behandelen van hun vrijstellingsaanvragen.
* Je bent binnen de dienst een vlot aanspreekpunt voor de (internationale) studenten en behandelt met plezier hun vragen met betrekking tot hun studentendossier/studieprogramma/examenresultaten.
* Je houdt van cijfers en werkt gericht mee aan het aanleveren van data relevant voor de faculteiten.
* Je maakt graag verslag op een kwaliteitsvolle manier, bijvoorbeeld van het teamoverleg.
* Je ondersteunt de ombudsen administratief bij de organisatie van de examenfaciliteiten.
* Je volgt waar nodig specifieke vorming aan de universiteit: sommige opleidingen dien je immers verplicht te volgen in het kader van je administratieve taken. Daarnaast vertegenwoordig je de dienst in gerichte werkgroepen van de universiteit.
* Je staat bij het uitvoeren van je taken niet alleen. Je maakt deel uit van een groter team en werkt nauw samen met studieloopbaanbegeleiders, ombudsen, docenten, collega's van andere campussen en/of centrale diensten.
* Je bent ook back-up voor bepaalde taken van collega's. Ruimer kan je een rol opnemen binnen een of meerdere projectgroepen.
* De hoofdwerkplek is Brussel, maar je bent bereid om op sporadische momenten ook op andere campussen van KU Leuven aanwezig te zijn.
Profiel
* We zijn op zoek naar een aangename collega die uitdrukkelijk kiest voor een administratieve functie, en die heel graag verder meebouwt aan de werking van onze Onderwijs- en studentenadministratie.
* Je hebt een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring. Werkte je al in een opleidings- of onderwijscontext, dan is dat alvast een pluspunt.
* Uiteraard ben je vlot in administratie en ben je sterk in het werken met o.m. Word, Excel, Outlook en MS Teams.
* Communiceren in het Nederlands en Engels kan je vlot, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent ook erg klantgericht en gevoelig voor de vragen waarmee (internationale) studenten zitten. Je kunt je inleven in hun situatie.
* Je bent flexibel. Hiermee bedoelen we dat je je soepel kan aanpassen aan variërende werklast doorheen het academiejaar. Werken op zaterdag of 's avonds is uitzonderlijk en wordt hoogstens enkele keren per jaar van jou gevraagd.
Aanbod
Je komt terecht in een geroutineerd team met een diversiteit aan expertise. Via onze werkzaamheden staan we ook in nauw contact met andere teams op de campus en met de faculteiten en universiteitsbrede diensten in Leuven. Een goede opstart van nieuwe collega's is een topprioriteit. Idealiter kunnen we je in januari 2026 verwelkomen.
We beogen een voltijds contract bepaalde duur, één jaar met kans op verlenging of onbepaalde duur. We denken graag mee na over een haalbare combinatie werk-privé op jouw en onze maat. We houden ervan zowel voldoende op de campus aanwezig te zijn als te kunnen telewerken van thuis uit, volgens onze teamafspraken rond hybride werken en na je inwerkperiode.
De campus in Brussel is je hoofdwerkplaats. Verplaatsingen naar de campussen in Antwerpen en Leuven in het kader van opleidingen, teamactiviteiten of werkgroepen vormen geen probleem.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een uitgebreider opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4. We nemen je opgebouwde anciënniteit in rekening. Hiernaast bieden we een hospitalisatie- en groepsverzekering, een aangename vakantieregeling, woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een fietsvergoeding en nog veel meer. Details omtrent het salarispakket kan je vinden via de jobsite.
Interesse?
Wil je meer weten over deze functie? Contacteer dan Inge Bergers (via ).
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 29/10/2025 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar
av_timer
Tewerkstellingspercentage: Voltijdse of deeltijdse tewerkstelling mogelijk
location_city
Locatie: Brussel
timer
Solliciteren tot en met:
29/10/2025 23:59 CET
bookmarks
Tags: Onderwijs en studenten