Description de l'annonce
Secrétaire Soumissions & Service Clients (H/F/X)
Nous recherchons un(e) Secrétaire Soumissions & Service Clients afin de rejoindre une entreprise de construction reconnue pour son expertise, sa stabilité et la qualité de ses réalisations dans les secteurs publics et privés.
Vous intégrerez une structure à taille humaine, bénéficiant de la solidité d'un groupe de référence dans le secteur de la construction. Cette fonction clé vous permettra de participer activement à la gestion administrative des marchés publics, au suivi des dossiers de soumission ainsi qu'à l'accompagnement administratif des chantiers en cours d'exécution.
Vos responsabilités
Gestion des soumissions et marchés publics
* Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers de candidature et d'offres ;
* Rassembler, contrôler et classer les documents administratifs nécessaires aux soumissions ;
* Veiller à la conformité et à la complétude des dossiers avant leur dépôt ;
* Effectuer les dépôts électroniques sur les plateformes dédiées ;
* Préparer et envoyer les demandes de prix aux sous-traitants ;
* Assurer le suivi et les relances auprès des différents intervenants ;
* Encoder les métrés ;
* Assurer le suivi administratif des dossiers jusqu'à leur clôture ;
* Mettre à jour les attestations et documents administratifs (ONSS, TVA, attestations bancaires, documents légaux, etc.) ;
* Tenir à jour le planning des soumissions et les tableaux de suivi ;
* Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
Suivi administratif des chantiers et service clients
* Constituer les dossiers administratifs des chantiers ;
* Préparer les états d'avancement et assurer leur suivi ;
* Rédiger et transmettre les déclarations de créances ;
* Assurer le suivi des validations clients ;
* Établir les factures et les transmettre via le réseau Peppol ;
* Mettre à jour les carnets de commandes et tableaux de bord ;
* Garantir la bonne circulation des informations entre les équipes internes, les clients et les différents intervenants ;
* Assurer le suivi administratif des références chantiers.
Archivage et gestion documentaire
* Organiser et assurer le classement des dossiers ;
* Gérer les dossiers "as-built" en fin de chantier ;
* Collaborer avec les équipes techniques dans le suivi documentaire.
Votre profil
1. Vous disposez d'une expérience confirmée dans une fonction de secrétariat ou d'administration ;
2. Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et appréciez le travail structuré ;
3. Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité ;
4. Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les délais ;
5. Vous êtes proactif(ve) et autonome dans votre travail ;
6. Vous maîtrisez Excel, Word et Outlook ;
7. Une expérience dans le secteur de la construction ou des marchés publics constitue un réel atout ;
8. Vous maîtrisez parfaitement le français.
Notre offre
9. Une fonction variée et essentielle au bon fonctionnement de l'entreprise ;
10. Une mission intérim avec réelle perspective d'engagement à durée indéterminée ;
11. Une entrée en fonction immédiate ;
12. Un horaire de 39 heures par semaine avec 6 jours de repos compensatoires rémunérés ;
13. Des chèques-repas ;
14. Une assurance groupe ;
15. Une assurance hospitalisation et ambulatoire ;
16. Les avantages du secteur de la construction ;
17. Un environnement de travail stable, professionnel et collaboratif.
About Us
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