Ben je een administratieve duizendpoot? Ben je van nature enthousiast, leergierig en behulpzaam? Hou je van contact met klanten en een gevarieerd takenpakket? Dan is de job van Office Manager in ons kantoor in hartje Borgerhout op jouw lijf geschreven.
Je rol
1. Je bent het eerste aanspreekpunt voor cliënten. Je ontvangt het cliënteel op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel en verzorgt de eerstelijnsbijstand.
2. Je fungeert als contactpersoon voor leveranciers en bent verantwoordelijk voor bestellingen.
3. Je coördineert de agenda en maakt afspraken voor de notaris en dossierbeheerders.
4. Je behandelt inkomende en uitgaande post en beheert de centrale mailbox van het kantoor.
5. Je ondersteunt de dossierbeheerders bij de opstart van nieuwe dossiers (aanmaken van cliëntenfiches en dossiers, eerste opzoekingen in verkoopdossiers, …)
6. Je verzorgt de post-akte administratieve zorg van dossiers na de ondertekening van de akten. Dit omvat inschrijving in het repertorium, elektronische registratie, inschrijving in de verschillende registers op e-notariaat, meldingsformaliteiten zoals bv. syndicus, …
7. Afsluiten, klasseren en archiveren van afgewerkte dossiers.
Je profiel
8. Je kan vlot schakelen tussen verschillende taken en bent organisatorisch sterk.
9. Je bent punctueel, goed georganiseerd, klantgericht en discreet.
10. Je hebt een grondige kennis van Frans en Engels, waarin je mondeling en schriftelijk op professionele wijze kunt communiceren.
11. Je bent vlot met de courante informaticatoepassingen (Outlook, Word, Excel, …) en bent snel vertrouwd met nieuwe applicaties en programma’s.
12. Idealiter heb je ervaring in een administratieve functie in de vastgoedsector, het notariaat (of een andere juridische sector), een bank, een verzekeringsmaatschappij of heb je een bachelorsdiploma office management of rechtspraktijk.
13. Je bent een teamplayer, houdt van contact met klanten en integreert makkelijk in een (kleine) groep.
Wij bieden
14. Een voltijds contract van onbepaalde duur. 37,5u te presteren in 5 dagen.
15. Een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden.
16. Talrijke voordelen eigen aan de sector: hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten, maaltijdcheques en ecocheques.
17. Een aantrekkelijke job met veel afwisseling, verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.
18. Een aangename werkomgeving voorzien van alle tools, met professionele ondersteuning en mogelijkheid tot opleidingen.