Administratief medewerker Faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen
(ref. ATP
Laatst aangepast: 18/11/25
De KU Leuven verstevigt haar plek in de wereldranglijsten elk jaar opnieuw. Het is een unieke werkomgeving waar onderwijs, onderzoek en academische innovatie hand in hand gaan met een hart voor mensen. Een omgeving waar jij zeker deel van wilt uitmaken
De faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen (FEB) bereidt jonge ondernemers voor op een succesvolle loopbaan in het bedrijfsleven, de (inter)nationale publieke beleidsvorming of in het onderzoek. Heel wat van onze medewerkers spenderen het gros van hun tijd aan research. De spil van onze organisatie zijn dan ook onze onderzoekseenheden die zich elk toeleggen op onderzoek en onderwijs in een bepaald vakgebied. Elke onderzoekseenheid is actief op meerdere campussen. Inderdaad, onze faculteit is niet alleen aanwezig in Leuven; we hebben ook een campus in Antwerpen en in Brussel, en zelfs een beperkt aantal medewerkers in Kortrijk.
Heb jij interesse om het eerste aanspreekpunt te zijn voor de professoren, doctoraatsstudenten en andere medewerkers in een onderzoekseenheid? Wil jij hen ondersteunen bij praktische vragen en administratieve taken? En vind je het ook interessant om vergaderingen en activiteiten te organiseren? Wel, we verwelkomen je graag in een team van collega's binnen de onderzoekseenheden DOE (Departement Onderwijs Economie) en onderzoekseenheid KBI (Kwantitatieve beleidsmethoden en beleidsinformatica) die voor beide 3 onderzoeksgroepen ondersteunen. Je werkt er onder de dagelijkse leiding van een beheerder samen met andere allround administratieve medewerkers en medewerkers gespecialiseerd in het ondersteunen van onderzoeks- en onderwijsprojecten. Voor ons ben je zo het cruciale radertje dat de eenheid vlot laat draaien.
Functie
Bij ons is elke dag anders. Je takenpakket is nooit saai en biedt mogelijkheden tot ontplooiing. Vanaf het moment dat je één van onze campussen binnenwandelt, word je begroet door je collega's. Professor X spreekt je in de lift al aan met de vraag of ze later mag binnenspringen over een onkostennota. Met plezier maak je straks tijd vrij, maar eerst heb je een online overleg met je collega's van de dienst marketing en communicatie over de nieuwe softwaretool om boodschappen op de digitale schermen te plaatsen.
En dan niet vergeten om e-mails uit te sturen voor de planning van selectiegesprekken voor een nieuwe, liefst internationale professor. Het is vrij dringend, maar gelukkig ben jij een tovenaar wanneer het aankomt op planning en organisatie. En communiceren in het Engels is ook geen probleem. Het voorbereidende werk is al achter de rug: er waren heel wat kandidaten, om dat correct bij te houden was nauwkeurigheid en dus opperste concentratie vereist, en dat is een taak die je eerder op een thuiswerkdag afwerkte.
Tijd voor een pauze. Je slaat een korte babbel hier en daar – iedereen kent jou immers - en men vraagt je of jij al weet waar en wanneer de teamdag van de onderzoekseenheid doorgaat. Nee, dat weet je (nog) niet, hoog tijd dat je er achteraan gaat.
Je vangt ook op dat er een tekort aan werkplekken is. En ja, ook jij bent van mening dat de werkplaatsen beter kunnen georganiseerd worden. Je noteert het voor je volgende bespreking met de beheerder van de onderzoekseenheid. Gelukkig kan je rekenen op de ondersteuning van de universiteitsbrede diensten bij een verhuis, dat is al een zorg minder
Over enkele dagen komt het bestuur van de onderzoekseenheid samen, dus jij boekt een vergaderzaal en regelt dat er broodjes zijn. Net klaar en professor X klopt op jouw deur. Zij is dus een betalingsbewijs van een congresbezoek verloren en vraagt of en hoe ze die kosten nog kan inbrengen. Gelukkig weet jij je weg wel te vinden op het intranet waar al deze informatie verzameld staat. En anders kun je nog je netwerk bij de financiële diensten aanspreken om te bekijken wat mogelijk is. De dag is weer voorbij gevlogen
Profiel
We zoeken iemand die de juiste talenten op het juiste moment kan inzetten. Herken je jezelf grotendeels in onderstaande lijst? Dan is er grote kans op een match. We zoeken dus iemand:
* met een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
* die bij voorkeur enige werkervaring heeft;
* met een proactieve en pragmatische ingesteldheid om oplossingen te zoeken voor strakke administratieve processen;
* die constructief samenwerkt met medewerkers in het team;
* die discreet weet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
* die stressbestendig is en prioriteiten kan bepalen;
* die flexibel is en geen probleem heeft om af en toe naar een andere campus te gaan;
* met goed gevoel voor humor en een collegiale ingesteldheid;
* die goed met digitale toepassingen overweg kan; (kennis van SAP is een plus)
* met een enthousiasmerende en verbindende manier van werken;
* met een vlotte babbel en pen (ENG en NL);
* gefascineerd voor de academische wereld en al haar troeven.
Aanbod
* Wij beogen deeltijds contract (een tewerkstelling van 60%) bepaalde duur (één jaar met kans op verlenging).
* Campus Brussel is je hoofdwerkplaats, gedeeltelijk thuiswerk is mogelijk.
* Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.
Interesse?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Hilde Roos ).
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 07/12/2025 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar
av_timer
Tewerkstellingspercentage: Deeltijds
location_city
Locatie: Brussel
timer
Solliciteren tot en met:
07/12/2025 23:59 CET
bookmarks
Tags: Financiën en administratie